ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Организации, занимающиеся реализацией нефтепродуктов должны ежедневно обрабатывать большой объем входящих документов. В компании, на примере которой мы рассмотрим вопрос о сокращении затрат на обработку таких документов, ежемесячный объем составлял 30-40 тысяч экземпляров. Чтобы ввести такое количество «первички» в 1С нужно много времени и труда. Именно поэтому компания обратилась к нам за оптимизацией рабочих процессов и сокращением затрат на данном участке.

Также можно отметить, что среди других проблем можно выделить трудность хранения и учета большого количества документации и большие трудозатраты на поиск и копирование первичных документов при проверках ИФНС.

Самый верный путь для решения этих проблем — автоматизация. Автоматизация рабочих процессов, а особенно процессов работы с документами, имеет ряд преимуществ. Поэтому компании одна за другой практикуют данное решение.

Как автоматизировать описанные бизнес-процессы, мы расскажем в этой статье на примере компании, занимающейся реализацией нефтепродуктов по всей РФ.

Задачи автоматизации

Проведя обследование предприятия, был составлен перечень задач, которые необходимо выполнить в рамках автоматизации.

Стоит сказать, что нижеприведенный перечень касается не только конкретной организации, но является перечнем типовых проблем и задач, которые могут возникать на любом нефтепромышленном предприятии. 

Задачи:

  • Организовать хранение бухгалтерских документов (первичные документы, бухгалтерская отчетность контрагентов и др.) в едином электронном архиве.
  • Сократить затраты времени и трудозатраты на поиск и получение электронных образов документов.
  • Предоставить средства поиска и подбора документов для последующего заказа бумажных оригиналов в случае необходимости.
  • Исключить необходимость хранения оригиналов документов на территории бухгалтерии.
  • Сократить трудоемкость процесса подготовки ответов по запросам ФНС и аудиторов: реестры документов по различным критериям, копии всех документов входящих в реестр, другие запросы налоговых органов.
  • Снизить затраты на хранение электронных образов документов за счет централизации электронного хранилища и ликвидации локальных электронных копий первичных документов в сетевых папках подразделений и на рабочих компьютерах пользователей.

Разработка решения

Закончив обследование и определив задачи и цели можно приступать к разработке решения, которое поможет компании оптимизировать работу и сократить потери. Автоматизированная система обработки первичных бухгалтерских документов (АС ОПБД) включает в себя инструменты, которые способны обрабатывать большие объемы данных с бумажных носителей.

Возможности системы

Работа с большим объемом документов Система может работать с большим объемом документов без потери производительности
Хранение электронных документов ПО обеспечивает регистрацию и хранение карточек электронных документов (КЭД) для входящих и исходящих документов в информационной системе. Также соблюдается версионность карточек и скан-образов документов
Работа с пакетами документов Система имеет объект «пакет документов», содержащий набор документов, отражающий реальный комплект «первички» по той или иной хозяйственной операции (например, комплект: накладная, счет-фактура, акт выполненных работ, договор, счет на предоплату). Потоковое сканирование комплекта документов в АС ОПБД приводит к формированию электронного объекта «пакет документов», который содержит все «принадлежащие» ему скан-образы первичных документов.
Регистрация документов в системе с привязкой к хозяйственной операции Программа обеспечивает надежное и долговременное хранение скан-образов документов в электронном архиве с возможностью их открытия из учетной системы.
Создание документов 1С Существует возможность создания документов ПТиУ (поступление товаров и услуг) в 1С на основании распознанных данных с ТОРГ-12/Счета-фактуры.
Интеграция с системой распознавания образов Для реализации потоковой обработки больших объемов документов и их автоматической передачи в учетную систему, АС ОПБД интегрирована с ABBYY FlexiCapture, позволяющей распознавать информацию с основных типов документов.
Работа с многостраничными документами Распознавая многостраничные документы, система рассматривает их как единый объект с общим идентификатором.
Работа со штрих-кодами В процессе сканирования документов система определяет идентификатор документа на основании штрих-кода, наклеенного на титульный лист, и производит автоматическую привязку скан-образа с электронным документом в учетной системе. Также существует возможность формирования значений штрих-кодов и вывода их на печать.
Отображение статуса обработки документа Для реализации оперативности учета программа способна отображать, в какой стадии обработки находится тот или иной документ. Каждый документ и пакет имеет актуальный статус в Системе.
Формирование отчетов Система обладает механизмами анализа и возможностью формирования отчетов по карточкам электронного документа.

Таблица 1 — Возможности АС ОПБД

Данное решение разработано на основе инструментов компании ABBYY — ведущего разработчика ПО в области распознавания и извлечения информации с бумажных носителей. В данном случае АС ОПБД была установлена на базе «1С: УПП», работающей на платформе «1С:Предприятие 8.2», но отметим, что возможна интеграция решения с 1С любых типовых платформ и конфигураций.

Как работает решение

Все документы, которые должны храниться в Электронном архиве, должны быть предварительно обработаны. Обработку документов в 1С можно разделить на следующие этапы:

Рисунок 1 — схема работы решения АС ОПБД

Будущее за автоматизацией

Сейчас, когда процесс автоматизации данного предприятия закончен, мы можем сказать, что внедренная система решает все поставленные клиентом задачи:

  • сокращено время и трудозатраты на участке обработки первичной документации;
  • создан единый электронный архив;
  • снижены финансовые расходы на обработку и хранение документов;
  • процесс подготовки к проверкам ФСН больше не такой трудоемкий.

Какой вывод мы можем сделать из всего вышесказанного: автоматизация процессов работы с документами – это не только оптимизация и повышение эффективности работы вашего предприятия, но и мощный инструмент, открывающий новые возможности, новые преимущества вашего бизнеса. Если вы столкнулись с тем, что ваш бизнес несет потери или хотите такие потери предотвратить в будущем — обратитесь к специалистам компании EFSOL за консультацией.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Системы потокового ввода документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Системы потокового ввода документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect