ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Сегодня все больше организаций внедряют системы потокового ввода документов (СПВД), стремясь заменить ручную работу автоматизированными отлаженными процессами. Несмотря на положительную тенденцию, ряд предприятий относится к данным системам настороженно, утверждая, что ручной ввод привычнее и быстрее. Поэтому СПВД обросли разнообразными мифами, которые не всегда находят подтверждение.

Прежде чем мы прокомментируем некоторые из них, пару слов скажем о СПВД.

Системы потокового ввода документов — это программный комплекс (а в ряде случаев — аппаратно-программный), позволяющий облегчить процесс ввода (загрузки, импорта) бумажных документов в различные информационные системы (бухгалтерские и финансовые системы, ERP, CRM, ECM и т.д.) и базы данных. Работают решения по схеме «Сканирование (импорт изображений) — Распознавание (извлечение данных) — Верификация данных — Экспорт данных и изображений во внешние системы». Такой подход позволяет гораздо уменьшить время на участке обработки документов и сократить затраты.

Информационные системы, в которые осуществляется экспорт данных, могут быть от различных производителей: 1С, SAP, Microsoft, Oracle и т.д. Среди частных решений, например, можно выделить продукт «EFSOL: Загрузка документов КОРП» на технологической платформе «ABBYY FlexiCapture», который позволяет произвести загрузку данных из первичных бухгалтерских документов в учетную систему «1С:Предприятие 8» (например, в 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей и т.д., версий 8.1, 8.2, 8.3), а при определенной настройке — подготовить данные для загрузки в любую учетную систему и БД. В типовом варианте использования, система позволяет отсканировать бумажные документы, распознать информацию и автоматически создает объекты в 1С.

Вернемся к мифам.

Миф 1. Времени на сканирование документов уходит больше, чем на их ввод в 1С

Чтобы подтвердить или опровергнуть данный тезис, проведем эксперимент. Мы будем в 1С выполнять распространенную операцию — создание документа «Поступление товаров и услуг». Документ будем вводить сначала ручным способом, потом автоматизированным с помощью системы потокового ввода и сравним какой способ наиболее выгодный. Также мы учтем, что в зависимости от деловой практики и особенностей процессов отдельно взятой организации, существуют разные ручные способы создания «Поступления товаров и услуг». Берем секундомер и замеряем.

Создание документа «с нуля». Ручной ввод. — Потрачено времени: 6 минут 28 секунд

Для начала предлагаем рассмотреть время создания документа «Поступление товаров и услуг» с пятью позициями номенклатуры, где вся номенклатура новая.

Наши действия:

  1. Открыть журнал документов «Поступление товаров и услуг».
  2. Добавить новый документ.
  3. Выбрать «Организацию».
  4. Найти «Контрагента».
  5. Выбрать «Договор».
  6. Указать склад.
  7. Добавить новую строку для номенклатуры.
  8. Открыть справочник номенклатуры.
  9. Проверить наличие номенклатуры в справочнике.
  10. Добавить новую номенклатуру.
  11. Выбрать группу номенклатуры.
  12. Указать краткое и дополнить полное наименование.
  13. Выбрать единицу измерения.
  14. Выбрать ставку НДС.
  15. Выбрать номенклатурную группу.
  16. Выбрать статью затрат.
  17. Указать счета учета.
  18. Указать количество.
  19. Указать цену.
  20. Умножаем действия 7-19 на 5.
  21. Указать входящий номер и дату документа.
  22. Провести «Поступление товаров и услуг».
  23. Ввести «Счет-фактуру».
  24. Провести «Счет-фактуру».

Создание документа копированием. Ручной ввод. — Потрачено времени: 4 минуты 24 секунды

Также, можно создать документ копированием уже существующего «Поступления товаров и услуг». Замеры проведем на примере документа с 5 позициями. Номенклатура в нашем справочнике уже существует.

  1. Открыть журнал документов «Поступление товаров и услуг».
  2. Найти документ, который будет скопирован.
  3. Скопировать документ.
  4. Проверить номенклатуру. При необходимости отредактировать наименование.
  5. Проверить количество. При необходимости отредактировать.
  6. Проверить цену. При необходимости отредактировать.
  7. Проверить ставку НДС. При необходимости отредактировать.
  8. Проверить статью затрат. При необходимости отредактировать.
  9. Проверить счета учета. При необходимости отредактировать.
  10. Указать входящий номер и дату документа.
  11. Провести «Поступление товаров и услуг».
  12. Ввести «Счет-фактуру».
  13. Провести «Счет-фактуру».

Создание документа на основании созданного ранее. Ручной ввод. — Потрачено времени: 1 минута 7 секунд

Создадим «Поступление товаров и услуг» на основании «Заказа поставщику». Обращаем Ваше внимание на то, что мы не учли время на создание документа «Заказ поставщику». В таком случае процедура займет больше времени.

  1. Открыть журнал документов «Заказ поставщику».
  2. Найти нужный «Заказ».
  3. Открыть документ.
  4. Нажать кнопку «Ввести на основании» и выбрать «Поступление товаров и услуг».
  5. Проверить номенклатуру. При необходимости отредактировать. Если поступление делается не по всем позициям или не на всю сумму заказа, удалить лишнее.
  6. Проверить количество. При необходимости отредактировать.
  7. Проверить цену. При необходимости отредактировать.
  8. Проверить ставку НДС. При необходимости отредактировать.
  9. Указать статью затрат.
  10. Указать счета учета.
  11. Указать входящий номер и дату документа.
  12. Провести «Поступление товаров и услуг».
  13. Ввести «Счет-фактуру».
  14. Провести «Счет-фактуру».

Создание документа «с нуля». Автоматизированный ввод. — Потрачено времени: 55 секунд

Теперь опишем наши действия при создании документа с помощью системы потокового ввода.

  1. Нажать кнопку «Отсканировать» и отправить документ на распознавание — после сканирования документ будет распознан автоматически.
  2. Нажать кнопку «Получить распознанный» документ.
  3. СПВД при получении документа автоматически сверяет данные со справочниками 1С — Контрагента, Номенклатуру, Номера ГТД и сверяет итоговую сумму с оригиналом документа.
  4. Нажать кнопку «Загрузить документ».
  5. Провести документ.


Как мы видим, на создание одного документа в ручном режиме у нас ушло от 1 минуты (в самом лучшем случае), до 6,5 минут, автоматизированный ввод документа занял чуть менее одной минуты. Но корректно ли сравнивать скорость ввода на одном документе? Не всегда! Корректней сравнивать ввод в учетную систему на пакете документов. Как правило, бухгалтер (оператор) начинает вводить документы в систему, когда накопиться некий объем бумаг, а у среднего и крупного бизнеса и так количество входящей «первички» в день может измеряться десятками, сотнями и тысячами.

Ввод 10 документов разными способами. Сравнение скорости.

Создание документа «с нуля». Ручной ввод. 388 сек. х 10 док. = 3880 сек. = 64 мин. 40 сек.
Создание документа копированием. Ручной ввод. 264 сек. х 10 док. = 2640 сек. = 44 мин.
Создание документа на основании созданного ранее. Ручной ввод. 67 сек. х 10 док. = 670 сек. = 11 мин. 10 сек.
Создание документа «с нуля». Автоматизированный ввод. 55 сек. х 1 док. + 15 сек. х 9 док. = 190 сек. = 3 мин. 10 сек. *

Таблица 1 — Время ввода 10 документов в учетную систему

* Обратите внимание на то, что принцип расчета скорости ввода документов с помощью СПВД отличается от расчета скорости ручного ввода. Это связано с тем, что при ручном вводе сотрудник не может начать вводить следующий документ до тех пор, пока он не закончит работу с первым. В случае СПВД на первый документ тратим 55 секунд, а все остальные в это время уже распознались, остается лишь нажать пару кнопок. Поэтому на ввод каждого последующего документа уходит 15 секунд в среднем.


Кроме того, в территориально распределенных предприятиях системы потокового ввода документов позволяют снизить издержки за счет выноса функции ввода документов в регион, за счет сканирования документов на местах с последующей их обработкой в едином центре обработки. Система применима на предприятиях с любой структурой.

Миф 2. Сотрудник дешевле системы

Основная причина отказа от внедрения проекта — серьезная убежденность в том, что наем дополнительных сотрудников потребует меньших вложений, чем внедрение системы.

«Я стажеров найму — они дешевле и лучше программы, все сделают!» — вне зависимости от стоимости проекта данный аргумент мы слышим не только от региональных, но и от московских Заказчиков, где зарплаты, как правило, выше в несколько раз. Отталкиваясь от результатов реальных успешных внедрений можно сказать, что СПВД позволяет увеличить производительность труда на участке ввода документов от 2 до 10 раз. В нашей компании давно существует методика расчета окупаемости внедрения, которая позволяет легко рассчитать срок возврата инвестиций независимо от стоимости проекта. Кроме того, необходимо учитывать масштаб задачи. Когда речь идет о необходимости ввода тысяч документов в месяц, о ручном вводе стоит забыть, т.к. в данном случае автоматизация ввода документов более чем востребована.

Для большей наглядности рассмотрим простой пример. Допустим, вводом документов в вашей компании занимается один сотрудник. При этом он в месяц может ввести около 500 документов — давайте рассчитаем какую долю рабочего времени занимает данный процесс.

Кол-во сотрудников, чел Кол-во документов в месяц, страниц Сколько времени занимает ввод одной страницы, мин Затраты времени на ввод документов в месяц, мин Затраты времени на ввод документов в день, мин Занятость вводом документов в день, %
1 500 6
3000
143 30

Таблица 2 — Затраты времени на ручной ввод первичных документов в 1С


Кол-во сотрудников, чел Кол-во документов в месяц, страниц Сколько времени занимает ввод одной страницы, мин Затраты времени на ввод документов в месяц, мин Затраты времени на ввод документов в день, мин Занятость вводом документов в день, %
1 500 1
500
24
5

Таблица 3 — Затраты времени на автоматизированный ввод первичных документов в 1С

Итак, наш сотрудник тратит на ручной ввод первичных документов 30% рабочего времени, в то время, как автоматизированный ввод занимает всего 5%. Таким образом, с СПВД можно экономить до 25% оплачиваемого времени.

Более подробно с расчетом окупаемости типовых решений СПВД, которые используются в компаниях с документооборотом не более 15 000 страниц в год для решения таких задач можно ознакомиться в статье «Быть или не быть системе потокового ввода документов на предприятии? Методика расчета экономического эффекта».

Миф 3. В системе необходимо разбираться и обучаться работе с ней. Привычнее вводить документы вручную

Автоматизированный ввод документов предполагает, что участие персонала в данном процессе минимально. Поэтому легкость в использовании СПВД является необходимым условием разработки ПО у любого вендора. Но как бы разработчики не старались оптимизировать и повысить юзабилити интерфейса, к любой программе надо привыкнуть и учится работать с ней. Вопрос стоит в том, насколько много времени нужно на это. Например, чтобы научится работать с программой «EFSOL: Загрузка документов», достаточно 20-минутной демонстрации.

Когда Вы разберетесь в программе и поработаете с ней, то к ручному вводу Вы уже не вернетесь. Поэтому вручную документы загружать не привычнее — это миф.

Миф 4. Необходимо перепроверять работу системы — это отнимает время

Наличие человеческого фактора на участке ввода документов по умолчанию подразумевает наличие ошибок и неточностей. Даже очень сосредоточенный и скрупулезный человек, повторяя одну и ту же операцию, может допустить ошибку, что приведет к беспорядку в учете и штрафным санкциям при налоговых проверках. А что произойдет, если сотрудников, занимающихся вводом «первички», гораздо больше?

То есть работник должен не только ввести вручную все данные в учетную систему, но и проверить документ на отсутствие ошибок. Время на создание одного документа увеличивается.

В случае СПВД, проверка некоторых введенных данных тоже требуется, но здесь используется совершенно другой подход. Система сама проверяет правильность вводимой информации. Если в документе отсутствует или некорректен ИНН/КПП, отсутствует адрес, неправильно рассчитан НДС или любые другие ошибки, то система оповещает пользователя и подсказывает, на какие данные нужно исправить текущее значение. Таким образом, пользователю не нужно отвлекаться на перепроверку всего документа, а только на те поля, которые отметила программа. Кроме того, система подсказывает, на что нужно исправить неправильное значение. Эти данные являются отправной точкой для создания правильного документа. В конечном итоге мы избавляемся не только от ручного ввода первичных документов, но и от процесса перепроверки данных.

Мы снова пришли к тому, что данный миф также не находит подтверждения.

Системы потокового ввода — это выгодно и это не миф!

Исходя из всех вышеприведенных аргументов, мы с уверенностью можем сказать, что системы потокового ввода являются выгодной альтернативой ручной обработки первичной бухгалтерской документации. Заменив ручной ввод сканированием и распознаванием, можно свести возможность возникновения ошибок к минимуму, даже при работе с документами невысокого качества.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Системы потокового ввода документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Системы потокового ввода документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect