Быстрое внедрение ERP Комплексные услуги
от 1С:Центр ERP!
Управление доставкой Для торговых и курьерских компаний!
1C:ЭДО Узнайте о всех преимуществах электронного документооборота!
Переход на «1С:ЗУП ред. 3» Фирма «1С» прекращает поддержку «1С:ЗУП 2.5»!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Каждый бухгалтер не раз в своей жизни проходил через разного рода проверки. Подготовка к налоговой проверке — неотъемлемая часть деятельности любой организации или индивидуального предпринимателя. В отличии от других проверок, контроль со стороны налогового органа, как правило, не обозначен определенными сроками. Помимо этого, компании, которые используют бумажный документооборот, значительно увеличивают, для себя, вероятность возникновения налоговых рисков. Наличие в штате предприятия опытного бухгалтера, который точно знает все сроки хранения документов и может осуществить быстрый поиск необходимой документации, конечно, снижает уровень налогового риска, но не сводит его к минимуму. В тоже время, какого бы не был уровня квалификации бухгалтер или сотрудник архива, поиск необходимого документа может занять намного больше, чем пару секунд. Поэтому руководители предприятий и бизнесмены все чаще ищут варианты автоматизации. Для этого существует системы электронного документооборота и системы электронного архива. Оперативный поиск документов – отличительная функция электронного архива. Также среди преимуществ следует отметить наличие возможности работы с одной скан-копией документа параллельно нескольким сотрудникам и разграничения прав доступа к документам.


О Заказчике:

ООО «Майбес РУС» - дочерняя компания ведущего немецкого производителя энергоэффективного оборудования Meibes GmbH, входит в состав крупного европейского концерна Aalberts Industries N.V.

Проблемы и задачи

Крупные объемы производства и наличие разветвленной сети структурных подразделений и офисов по всей стране гарантирует компании наличие значительного документооборота. В ходе осуществления деятельности компания столкнулась с проблемой низкого уровня оперативности подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: необходимая документация находилась в разрозненном состоянии, сроки ее предоставления контролирующим органам из-за этого значительно увеличивались.

В связи с наличием выше указанной проблематики ООО «Майбес РУС» приняло решение обратиться в компанию EFSOL. Нашим специалистам были поставлены следующие задачи:

  1. Сокращение трудозатрат на подготовку к аудиторским проверкам и проверкам ИФНС за счет внедрения единого электронного архива финансовой первичной документации (далее – ФПД) для всего предприятия включая территориально распределенные филиалы.
  2. Повышение контроля исполнительской дисциплины
  3. Снижение налоговых рисков при налоговых и аудиторских проверках

Решение:

Первым этапом работ был аналитический этап. Специалисты компании EFSOL осуществили экспресс-обследование ООО «Майбес РУС». Было выполнено детальное изучение процессов, связанных с работой с ФПД, в том числе определены виды ФПД, которые будут использоваться в электронном архиве. Изучен процесс архивирования документов. Установлены особенности обращения пользователей к архиву ФПД и особенности предоставления документов по запросам ФНС и аудиторов. Также были выяснены пожелания заказчиков к будущей системе. После этого, специалисты компании EFSOL перешли к этапу разработки и внедрения.

Главные задачи данных этапов приведены ниже:

  1. Обеспечение надежного, оперативного и долговременного хранения скан-образов документов в электронном архиве с возможностью их открытия из учетной системы.
  2. Формирование процесса регистрации и хранения карточек электронных документов для входящих и исходящих документов.
  3. Формирование процесса регистрации движения документов и местоположение документов, в том числе внутри компании.
  4. Обеспечение наличия механизмов анализа и возможности формирования отчетов по карточкам электронного документа.
  5. Разработка процесса автоматического прикрепления заранее отсканированных файлов.
  6. Предоставление возможности удаления неактуальных версий документов с заданной периодичностью.

После того как электронный архив был разработан и настроен в соответствии с данными требованиями началось внедрение системы и введения ее в эксплуатацию. Были написаны инструкции по использованию программы и проведено обучение, настроены сканеры, выполнено тестирование работы.


Концептуальная схема работы:

Рисунок 1 — Концептуальная схема работы c электронным архивом


Результаты:

Итогом проделанной работы стало внедрение системы электронного архива в текущую учетную систему 1С: Предприятие 8 ООО «Майбес РУС». Система представляет собой централизованное хранилище отсканированных копий документов. Благодаря электронному архиву компания получила широкий функционал, а именно - быстрый поиск документов по ключевым реквизитам, подбор документов по необходимым аналитикам и из бухгалтерских отчетов, групповая печать отсканированных документов из бухгалтерских отчетов, контроль возврата оригиналов документов от контрагента, контроль местонахождения оригинала документа внутри компании.

Данное решение позволило компании минимизировать налоговые риски, оптимизировав процесс подготовки к налоговым и аудиторским проверкам. На сегодняшний день все работы по проекту завершены, идет техническая поддержка системы.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect