ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Активное развитие электронных документов, цифровых подписей и решений для организации электронного документооборота не избавляет нас от необходимости сканировать бумагу.

Перейти на электронный документооборот сложно, т.к. установка программного обеспечения и приобретение техники еще не гарантируют полного отказа от бумажных документов. В течение столетий люди относились к бумажному документу как к основному носителю информации. Кроме того, большинство процессов не представляются возможными без бумажных документов — подписание договоров, оформление листков нетрудоспособности, передача товарно-транспортных накладных.

Именно поэтому на любой стадии внедрения и использования электронного документооборота остается необходимость сканировать бумагу. Оцифровка бумажных документов еще долгие годы будет необходима во многих организациях: для переноса данных в учетную систему, надежного хранения финансово значимой документации, быстрого поиска необходимых данных, отслеживания истории использования документов и т.д.

Зачастую, при внедрении систем электронного документооборота (СЭД) и систем потокового ввода документов (СПВД) Заказчиков интересует:

  • Какие сканеры совместимы или рекомендуются для использования с системой?
  • Как обеспечить качественное сканирование документов?
  • Как выбрать сканер?

Именно на этих вопросах мы и остановимся.

Чтобы выбрать лучший сканер в соответствии с потребностями организации необходимо знать несколько вещей о документах:

  • Сколько страниц содержат документы, которые сканируются ежедневно.
  • Какого размера документы (например, от А8 (водительское удостоверение) до А3 (чертеж).
  • Какие формы документов необходимо сканировать (паспорт, товарная накладная, счет-фактура, чек, анкета, листок нетрудоспособности, договор).
  • Информация печатается на одной стороне листа или на обеих.

Сканеры для документов делятся на несколько категорий в зависимости от рассматриваемых параметров:

  • Скорость сканирования.
  • Допустимая нагрузка.
  • Допустимый размер бумаги.
  • Механизм подачи бумаги.

Чтобы сравнить сканеры различных производителей, необходимо рассматривать одни и те же параметры.

Скорость сканирования

Одной из ключевых особенностей сканера является скорость оцифровки страницы в минуту. Для некоторых моделей максимальная скорость указывается при разном разрешении. Стандартная спецификация имеет базовое разрешение 200 точек на дюйм. Мы рекомендуем сканировать документы с разрешением 300 точек на дюйм, поэтому на данный параметр в характеристиках сканера стоит обращать особое внимание. Следовательно, с увеличением разрешения скорость сканирования будет меньше заявленной в характеристиках.

Допустимая нагрузка

Количество страниц, которое сканер способен оцифровать за день также является важным фактором в его работе. Быстрый сканер с низкой нагрузкой говорит о том, что он недостаточно мощный для сканирования больших объемов документов.

Допустимый размер бумаги

Если в ваших документах встречаются чеки, письма, договора, которые отличаются по размеру и толщине бумаги, то необходимо подбирать сканер, способный обрабатывать документы разных форматов. Большие размеры документов (например, от А3) требуют использования специализированного сканера, предназначенного для сканирования чертежей и карт.

Механизм подачи бумаги

В отличие от планшетных сканеров, которые имеют только ручную подачу бумаги, потоковые сканеры оснащены автоподатчиками. Возможность подачи большого объема документов является ключевым отличием между сканерами.

Современные потоковые сканеры оснащены ультразвуковым датчиком определения двойного захвата листов, который включает три способа определения двойного захвата: по толщине документа, по длине документа и сочетанием этих двух методов. При обнаружении двойного захвата сканер автоматически останавливает свою работу, таким образом, ни одна страница документа не будет «потеряна» при сканировании.

Что касается емкости лотка подачи — важно, чтобы в лоток вмещались все страницы документов. Например, если документ содержит до 100 страниц, а лоток рассчитан только на 50, то сканирование такого документа будет несколько проблематичным. Здесь более подойдет сканер объемом до 200 страниц.

Оценка качества документов и проблемы при пакетном сканировании

Оценка качества показывает, решены ли следующие задачи:

  • Все страницы успешно отсканированы.
  • Приемлемое качество изображения.
  • Изображения находятся в правильном порядке.

Чтобы проверить, что отсканированы все страницы документа и их качество удовлетворяет требованиям, достаточно просмотреть образы страниц на экране в процессе их сканирования.

Однако при сканировании больших объемов документов данный подход не эффективен, т.к. просматривать изображения со скоростью 100 страниц в минуту невозможно. А в случае необходимости пересканировать страницу потребуется останавливать сканер.

Зачастую, документы, которые подаются для сканирования, могут быть как хорошего, так и низкого качества — измятые, факсокопии, с плохим оттиском печати и т.д. Страницы могут не быть отсканированы, когда автоподатчик захватывает больше одной страницы. Изображение может быть низкого качества (слишком светлое или слишком темное).

Поэтому производители сканеров стали включать в свое оборудование специальное программное обеспечение, позволяющее исправить дефекты изображений. Таким образом, результат сканирования подобных документов профессиональным сканером гораздо выше, в отличие от стандартной техники.

Рассмотрим результаты отсканированных изображений на примере двух сканеров — непрофессиональном планшетном в составе МФУ и профессиональном потоковом. Для тестирования мы использовали 2 формы документов — Счет-фактуру и Листок нетрудоспособности.

Характеристики Сканер в составе МФУ Потоковый сканер
Заводская спецификация
Скорость сканирования при 300dpi 4 стр/мин
40 стр/мин одностороннее.
80 стр/мин двухстороннее
Допустимая нагрузка 400 листов в день6 000 листов в день
Максимальный размер бумагиA4A4
Механизм подачи бумагиОтсутствуетАвтоподатчик.
Емкость лотка 50 листов
Тип светочувствительного датчикаCIS (Сontact Image Sensor): представляет собой линейку фотоэлементов, которая равна ширине сканируемой поверхности. Во время сканирования она перемещается под стеклом и строка за строкой передает информацию об изображении на оригинале в виде электрического сигнала. Для освещения обычно используются светодиоды, которые расположены в непосредственной близости от фотолинейки на той же подвижной платформе. Сканеры на базе CIS имеют простую конструкцию, тонкий корпус и небольшой вес, они обычно дешевле сканеров на базе CCD. Основной недостаток CIS состоит в малой глубине резкости. При сканировании мятой бумаги или страницы из книги часть изображения может быть нерезкой. CCD (Charge-Coupled Device): представляет собой интегральную микросхему со светочувствительной линейкой. Для передачи изображения со сканируемой поверхности используется оптическая система, состоящая из зеркала и объектива. Для освещения оригинала обычно применяется люминесцентная лампа. Основным преимуществом CCD-сканеров является большая глубина резкости, хорошая цветопередача. При сканировании книг, оригиналов с объемными буквами, мятых листов вы получите четкое и резкое изображение. Из недостатков такой конструкции можно назвать большую толщину, вес, а также стоимость, по сравнению с CIS.
Установленные параметры сканирования
Размер бумаги A4
Метод сканирования Одностороннее
Разрешение 300 dpi
Цветовая палитра Grayscale (оттенки серого)
Полученный результат
Скорость сканирования 20 листов от подачи документов на сканер до сохранения готовых изображений
12 минут 4 секунды45 секунд
Четкость изображения

Сканирование мятых документов

Счет-фактура отсканированная планшетным сканером

Рисунок 1 — Мятая счет-фактура, планшетный сканер

Счет-фактура отсканированная потоковым сканером

Рисунок 2 — Мятая счет-фактура, потоковый сканер

На Рисунке 1 видны искажения — пользователю не удобно читать документы с подобным «эффектом». К тому же, при распечатке оцифрованного документа из электронного архива или СЭД будет дополнительная потеря качества печати, а при распознавании в СПВД — потеря качества распознавания. На Рисунке 2 видно, что искажения убраны на программном (а в некоторых моделях — на аппаратном) уровне. Тем самым улучается восприятие документа человеком и дополнительными системами.
Выравнивание Перекос счет-фактуры отсканированной планшетным сканером

Рисунок 3 – Перекос счет-фактуры, планшетный сканер

Счет-фактура отсканированная потоковым сканером

Рисунок 4 – Перекос счет-фактуры, потоковый сканер

Бывают случаи, когда документ попадает в сканер с перекосом. Профессиональная техника позволяет автоматически исправить данный дефект изображения — Рисунок 4. При работе с планшетным сканером – Рисунок 3 – необходимо вручную выравнивать документ и заново сканировать его.
Очищение фонаБольничный лист отсканированный планшетным сканером

Рисунок 5 – Листок нетрудоспособности, планшетный сканер

Больничный лист отсканированный потоковым сканером

Рисунок 6 – Листок нетрудоспособности, потоковый сканер

Часто при сканировании документов (например, Листков нетрудоспособности) фон полученного изображения становится «грязным» — Рисунок 5. Это затрудняет последующую работу с текстом. Функция очищения фона позволяет получить более четкое, качественное изображение — Рисунок 6. Данная функция чаще всего включена в программных продуктах потоковых сканеров.

Таблица 1 — Сравнение результатов сканирования документов непрофессиональным планшетным сканером в составе МФУ и профессиональным потоковым сканером.

Посмотреть результаты сканирования в большом размере

Также, обращаем внимание на то, что потоковый сканер включает дополнительные функции для работы с документами:

  • Дуплексное сканирование — возможность одновременного сканирования обеих сторон за один проход листа в сканере, что особенно актуально при сканировании договоров.
  • Конвертация в .PDF — полезно при работе с многостраничными документами. Например, если планшетный сканер позволяет сохранять скан-образы отдельно друг от друга в форматах рисунков (.JPEG или .TIFF), то программное обеспечение потоковых сканеров расширяет возможности до объединения нескольких графических файлов в единый .PDF-документ.

Как вы можете заметить, существует ряд вопросов, которые необходимо учитывать при организации процесса сканирования. Соответственно, необходимо разбираться не только в работе сканера, а и в процессах, которые в нем происходят.

Перед тем, как приобретать сканер, оцените примерное количество имеющихся у вас документов. Например, стопка бумаги толщиной
в 2,5 см включает примерно 155 страниц, а в папке «Корона» обычно подшивается около 300 страниц.

Оцените, какие документы действительно требуют сканирования. Здесь можно ориентироваться на сроки хранения документов — стоит ли сканировать документы, сроки хранения которых истекают через пол года. Основные временные и финансовые затраты должны быть направлены на документы, к которым в организации обращаются наиболее часто и которые имеют долгий срок хранения. Остальные документы выйдут из обращения сами собой.

Должное внимание к возможностям сканера и соответствие его вашим требованиям будет залогом успеха организованной системы.

Следуя данным рекомендациям, можно существенно повысить эффективность инвестиций в сканирование.

В своей практике проектной деятельности мы экспериментировали с различным оборудованием. На наш взгляд, наиболее оптимальными среди профессионального оборудования являются скоростные документные сканеры компаний Panasonic и Fujitsu.

С моделями сканеров, представленными данными производителями, можно ознакомиться на странице Рекомендуемые сканеры.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Рекомендуемые сканеры

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Рекомендуемые сканеры

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect