Ѕыстрое внедрение ERP  омплексные услуги
от 1—:÷ентр ERP!
”правление доставкой ƒл€ торговых и курьерских компаний!
1C:Ёƒќ ”знайте о всех преимуществах электронного документооборота!
ѕереход на Ђ1—:«”ѕ ред. 3ї ‘ирма Ђ1—ї прекращает поддержку Ђ1—:«”ѕ 2.5ї!
јренда сервера 1—
в облаке
–аботайте в 1— удаленно с экономией до 70%!

јктивное развитие электронных документов, цифровых подписей и решений дл€ организации электронного документооборота не избавл€ет нас от необходимости сканировать бумагу.

ѕерейти на электронный документооборот сложно, т.к. установка программного обеспечени€ и приобретение техники еще не гарантируют полного отказа от бумажных документов. ¬ течение столетий люди относились к бумажному документу как к основному носителю информации.  роме того, большинство процессов не представл€ютс€ возможными без бумажных документов — подписание договоров, оформление листков нетрудоспособности, передача товарно-транспортных накладных.

»менно поэтому на любой стадии внедрени€ и использовани€ электронного документооборота остаетс€ необходимость сканировать бумагу. ќцифровка бумажных документов еще долгие годы будет необходима во многих организаци€х: дл€ переноса данных в учетную систему, надежного хранени€ финансово значимой документации, быстрого поиска необходимых данных, отслеживани€ истории использовани€ документов и т.д.

«ачастую, при внедрении систем электронного документооборота (—Ёƒ) и систем потокового ввода документов (—ѕ¬ƒ) заказчиков интересует:

  •  акие сканеры совместимы или рекомендуютс€ дл€ использовани€ с системой?
  •  ак обеспечить качественное сканирование документов?
  •  ак выбрать сканер?

»менно на этих вопросах мы и остановимс€.

„тобы выбрать лучший сканер в соответствии с потребност€ми организации необходимо знать несколько вещей о документах:

  • —колько страниц содержат документы, которые сканируютс€ ежедневно.
  •  акого размера документы (например, от ј8 (водительское удостоверение) до ј3 (чертеж).
  •  акие формы документов необходимо сканировать (паспорт, товарна€ накладна€, счет-фактура, чек, анкета, листок нетрудоспособности, договор).
  • »нформаци€ печатаетс€ на одной стороне листа или на обеих.

—канеры дл€ документов дел€тс€ на несколько категорий в зависимости от рассматриваемых параметров:

  • —корость сканировани€.
  • ƒопустима€ нагрузка.
  • ƒопустимый размер бумаги.
  • ћеханизм подачи бумаги.

„тобы сравнить сканеры различных производителей, необходимо рассматривать одни и те же параметры.

—корость сканировани€

ќдной из ключевых особенностей сканера €вл€етс€ скорость оцифровки страницы в минуту. ƒл€ некоторых моделей максимальна€ скорость указываетс€ при разном разрешении. —тандартна€ спецификаци€ имеет базовое разрешение 200 точек на дюйм. ћы рекомендуем сканировать документы с разрешением 300 точек на дюйм, поэтому на данный параметр в характеристиках сканера стоит обращать особое внимание. —ледовательно, с увеличением разрешени€ скорость сканировани€ будет меньше за€вленной в характеристиках.

ƒопустима€ нагрузка

 оличество страниц, которое сканер способен оцифровать за день также €вл€етс€ важным фактором в его работе. Ѕыстрый сканер с низкой нагрузкой говорит о том, что он недостаточно мощный дл€ сканировани€ больших объемов документов.

ƒопустимый размер бумаги

≈сли в ваших документах встречаютс€ чеки, письма, договора, которые отличаютс€ по размеру и толщине бумаги, то необходимо подбирать сканер, способный обрабатывать документы разных форматов. Ѕольшие размеры документов (например, от ј3) требуют использовани€ специализированного сканера, предназначенного дл€ сканировани€ чертежей и карт.

ћеханизм подачи бумаги

¬ отличие от планшетных сканеров, которые имеют только ручную подачу бумаги, потоковые сканеры оснащены автоподатчиками. ¬озможность подачи большого объема документов €вл€етс€ ключевым отличием между сканерами.

—овременные потоковые сканеры оснащены ультразвуковым датчиком определени€ двойного захвата листов, который включает три способа определени€ двойного захвата: по толщине документа, по длине документа и сочетанием этих двух методов. ѕри обнаружении двойного захвата сканер автоматически останавливает свою работу, таким образом, ни одна страница документа не будет «потер€на» при сканировании.

„то касаетс€ емкости лотка подачи — важно, чтобы в лоток вмещались все страницы документов. Ќапример, если документ содержит до 100 страниц, а лоток рассчитан только на 50, то сканирование такого документа будет несколько проблематичным. «десь более подойдет сканер объемом до 200 страниц.

ќценка качества документов и проблемы при пакетном сканировании

ќценка качества показывает, решены ли следующие задачи:

  • ¬се страницы успешно отсканированы.
  • ѕриемлемое качество изображени€.
  • »зображени€ наход€тс€ в правильном пор€дке.

„тобы проверить, что отсканированы все страницы документа и их качество удовлетвор€ет требовани€м, достаточно просмотреть образы страниц на экране в процессе их сканировани€.

ќднако при сканировании больших объемов документов данный подход не эффективен, т.к. просматривать изображени€ со скоростью 100 страниц в минуту невозможно. ј в случае необходимости пересканировать страницу потребуетс€ останавливать сканер.

«ачастую, документы, которые подаютс€ дл€ сканировани€, могут быть как хорошего, так и низкого качества — изм€тые, факсокопии, с плохим оттиском печати и т.д. —траницы могут не быть отсканированы, когда автоподатчик захватывает больше одной страницы. »зображение может быть низкого качества (слишком светлое или слишком темное).

ѕоэтому производители сканеров стали включать в свое оборудование специальное программное обеспечение, позвол€ющее исправить дефекты изображений. “аким образом, результат сканировани€ подобных документов профессиональным сканером гораздо выше, в отличие от стандартной техники.

–ассмотрим результаты отсканированных изображений на примере двух сканеров — непрофессиональном планшетном в составе ћ‘” и профессиональном потоковом. ƒл€ тестировани€ мы использовали 2 формы документов — —чет-фактуру и Ћисток нетрудоспособности.

’арактеристики —канер в составе ћ‘” ѕотоковый сканер
«аводска€ спецификаци€
—корость сканировани€ при 300dpi 4 стр/мин
40 стр/мин одностороннее.
80 стр/мин двухстороннее
ƒопустима€ нагрузка 400 листов в день6 000 листов в день
ћаксимальный размер бумагиA4A4
ћеханизм подачи бумагиќтсутствуетјвтоподатчик.
≈мкость лотка 50 листов
“ип светочувствительного датчикаCIS (—ontact Image Sensor): представл€ет собой линейку фотоэлементов, котора€ равна ширине сканируемой поверхности. ¬о врем€ сканировани€ она перемещаетс€ под стеклом и строка за строкой передает информацию об изображении на оригинале в виде электрического сигнала. ƒл€ освещени€ обычно используютс€ светодиоды, которые расположены в непосредственной близости от фотолинейки на той же подвижной платформе. —канеры на базе CIS имеют простую конструкцию, тонкий корпус и небольшой вес, они обычно дешевле сканеров на базе CCD. ќсновной недостаток CIS состоит в малой глубине резкости. ѕри сканировании м€той бумаги или страницы из книги часть изображени€ может быть нерезкой. CCD (Charge-Coupled Device): представл€ет собой интегральную микросхему со светочувствительной линейкой. ƒл€ передачи изображени€ со сканируемой поверхности используетс€ оптическа€ система, состо€ща€ из зеркала и объектива. ƒл€ освещени€ оригинала обычно примен€етс€ люминесцентна€ лампа. ќсновным преимуществом CCD-сканеров €вл€етс€ больша€ глубина резкости, хороша€ цветопередача. ѕри сканировании книг, оригиналов с объемными буквами, м€тых листов вы получите четкое и резкое изображение. »з недостатков такой конструкции можно назвать большую толщину, вес, а также стоимость, по сравнению с CIS.
”становленные параметры сканировани€
–азмер бумаги A4
ћетод сканировани€ ќдностороннее
–азрешение 300 dpi
÷ветова€ палитра Grayscale (оттенки серого)
ѕолученный результат
—корость сканировани€ 20 листов от подачи документов на сканер до сохранени€ готовых изображений
12 минут 4 секунды45 секунд
„еткость изображени€

—канирование м€тых документов

—чет-фактура отсканированна€ планшетным сканером

–исунок 1 — ћ€та€ счет-фактура, планшетный сканер

—чет-фактура отсканированна€ потоковым сканером

–исунок 2 — ћ€та€ счет-фактура, потоковый сканер

Ќа –исунке 1 видны искажени€ — пользователю не удобно читать документы с подобным «эффектом».   тому же, при распечатке оцифрованного документа из электронного архива или —Ёƒ будет дополнительна€ потер€ качества печати, а при распознавании в —ѕ¬ƒ — потер€ качества распознавани€. Ќа –исунке 2 видно, что искажени€ убраны на программном (а в некоторых модел€х — на аппаратном) уровне. “ем самым улучаетс€ воспри€тие документа человеком и дополнительными системами.
¬ыравнивание ѕерекос счет-фактуры отсканированной планшетным сканером

–исунок 3 – ѕерекос счет-фактуры, планшетный сканер

—чет-фактура отсканированна€ потоковым сканером

–исунок 4 – ѕерекос счет-фактуры, потоковый сканер

Ѕывают случаи, когда документ попадает в сканер с перекосом. ѕрофессиональна€ техника позвол€ет автоматически исправить данный дефект изображени€ — –исунок 4. ѕри работе с планшетным сканером – –исунок 3 – необходимо вручную выравнивать документ и заново сканировать его.
ќчищение фона Ѕольничный лист отсканированный планшетным сканером

–исунок 5 – Ћисток нетрудоспособности, планшетный сканер

Ѕольничный лист отсканированный потоковым сканером

–исунок 6 – Ћисток нетрудоспособности, потоковый сканер

„асто при сканировании документов (например, Ћистков нетрудоспособности) фон полученного изображени€ становитс€ «гр€зным» — –исунок 5. Ёто затрудн€ет последующую работу с текстом. ‘ункци€ очищени€ фона позвол€ет получить более четкое, качественное изображение — –исунок 6. ƒанна€ функци€ чаще всего включена в программных продуктах потоковых сканеров.

“аблица 1 — —равнение результатов сканировани€ документов непрофессиональным планшетным сканером в составе ћ‘” и профессиональным потоковым сканером.

ѕосмотреть результаты сканировани€ в большом размере

“акже, обращаем внимание на то, что потоковый сканер включает дополнительные функции дл€ работы с документами:

  • ƒуплексное сканирование — возможность одновременного сканировани€ обеих сторон за один проход листа в сканере, что особенно актуально при сканировании договоров.
  •  онвертаци€ в .PDF — полезно при работе с многостраничными документами. Ќапример, если планшетный сканер позвол€ет сохран€ть скан-образы отдельно друг от друга в форматах рисунков (.JPEG или .TIFF), то программное обеспечение потоковых сканеров расшир€ет возможности до объединени€ нескольких графических файлов в единый .PDF-документ.

 ак вы можете заметить, существует р€д вопросов, которые необходимо учитывать при организации процесса сканировани€. —оответственно, необходимо разбиратьс€ не только в работе сканера, а и в процессах, которые в нем происход€т.

ѕеред тем, как приобретать сканер, оцените примерное количество имеющихс€ у вас документов. Ќапример, стопка бумаги толщиной
в 2,5 см включает примерно 155 страниц, а в папке « орона» обычно подшиваетс€ около 300 страниц.

ќцените, какие документы действительно требуют сканировани€. «десь можно ориентироватьс€ на сроки хранени€ документов — стоит ли сканировать документы, сроки хранени€ которых истекают через пол года. ќсновные временные и финансовые затраты должны быть направлены на документы, к которым в организации обращаютс€ наиболее часто и которые имеют долгий срок хранени€. ќстальные документы выйдут из обращени€ сами собой.

ƒолжное внимание к возможност€м сканера и соответствие его вашим требовани€м будет залогом успеха организованной системы.

—леду€ данным рекомендаци€м, можно существенно повысить эффективность инвестиций в сканирование.

¬ своей практике проектной де€тельности мы экспериментировали с различным оборудованием. Ќа наш взгл€д, наиболее оптимальными среди профессионального оборудовани€ €вл€ютс€ скоростные документные сканеры компаний Panasonic и Fujitsu.

— модел€ми сканеров, представленными данными производител€ми, можно ознакомитьс€ на странице –екомендуемые сканеры.



EFSOL

—истемна€ интеграци€.  онсалтинг

–екомендации по выбору сканера

об€зательные пол€
* јнтиробот:
¬ведите ответ

–екомендации по выбору сканера

¬се пол€ формы выделенные значком * об€зательны к заполнению
* јнтиробот:
¬ведите ответ
  • –Ф–Њ–±—А—Л–є –і–µ–љ—М! –Э–∞–Љ –≤ –Њ—А–≥–∞–љ–Є–Ј–∞—Ж–Є—О –љ–µ–Њ–±—Е–Њ–і–Є–Љ–Њ –њ—А–Є–Њ–±—А–µ—Б—В–Є, –њ–Њ—Б—В–∞–≤–Є—В—М –Є –љ–∞—Б—В—А–Њ–Є—В—М —Б–Ї–∞–љ–µ—А, —Б–њ–Њ—Б–Њ–±–љ—Л–є —А–∞—Б–њ–Њ–Ј–љ–∞–≤–∞—В—М —Д–Њ—А–Љ–∞—В –Р3, –Р4 –Є –Љ–µ–љ—М—И–µ. –Ш–љ—В–µ—А–µ—Б—Г–µ—В –∞–њ–њ–∞—А–∞—В, —Б–њ–Њ—Б–Њ–±–љ—Л–є —Б–Ї–∞–љ–Є—В—М –±–Њ–ї—М—И–Є–µ –Њ–±—К–µ–Љ—Л –±—Л—Б—В—А–Њ –Є –≤ —Е–Њ—А–Њ—И–µ–Љ –Ї–∞—З–µ—Б—В–≤–µ.
  • «дравствуйте, —ергей. ¬ своих проектах по внедрению —ѕ¬ƒ и систем электронного документооборота мы обычно используем технику Panasonic и Fujitsu. ≈сли необходим сканер дл€ работы с форматом ј3, то ¬ам необходимо рассмотреть приобретение сканера промышленного типа. Ќапример, Panasonic KV-S8127 или Fujitsu fi-6800. ¬ случае, если ¬ы планируете автоматизировать документооборот в вашей организации, мы можем ¬ас проконсультировать по данному вопросу и подобрать необходимую технику.

” вас конкретна€ задача? —в€житесь с нами пр€мо сейчас!

ќбратный звонок RedConnect