ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

На IT-рынке сегодня представлены различные варианты программного обеспечения для курьерских служб. Многие из них ориентированы исключительно на прием заказов и формирование маршрутных листов. Несмотря на то, что данные функции являются основными в работе служб доставки, этой информации руководству недостаточно для анализа деятельности компании. Помимо этого, нужно наладить учет по кассе и банковским счетам, взаиморасчеты с сотрудниками, заказчиками и получателями, управление складом, учет расходов, выставление актов и счетов контрагентам.

Часто эти процессы ведутся в отдельных программных продуктах, что приводит к необходимости обмена данными, двойному вводу информации в разные системы, высокой трудоемкостью получения данных в удобном для руководителя виде.

учет доставки, учет грузов, учет финансов


Рисунок 1 – Сквозной оперативный учет в курьерской компании

Организация сквозного оперативного учета в курьерской компании включает учет процесса доставки, учет финансов и учет грузов. Рассмотрим эти участки подробнее.


1. Учет процесса доставки

прием заказов на доставку, отчеты курьеров, маршрутные листы, схема самовывоза, забор груза


Рисунок 2 – Составляющие учета процесса доставки

Это основной рабочий процесс курьерской компании, и о его отражение в программе должно быть построено максимально эффективно. Заказы на доставку могут приходить с сайта курьерской компании, загружаться массово из реестра в файлах MS Excel или создаваться менеджером вручную.

В схеме доставки «Склад – Двери» достаточно указать данные о заказчике, получателе и доставляемом грузе. В схеме «Двери – Двери» необходимо дополнительно указать информацию о заборе груза. Если курьерская компания выступает пунктом самовывоза товаров, то такой заказ нужно также фиксировать, но не для доставки, а для отражения последующей выдачи груза получателю в офисе компании. Необходимо иметь возможность быстро проанализировать состояние заказов на доставку и их общую сводку за период исполнения, оперативно назначать новые заказы на доставку курьерам. Для этого можно опираться на визуализацию адресов доставки на карте или на территориальную привязку курьеров к зонам, при этом важно учесть желаемое время доставки. По сформированным таким способом маршрутным листам курьеров, можно дополнительно установить порядок объезда адресов доставки.

Маршрутный лист удобно отправлять курьеру на мобильное приложение смартфона, в котором он в пути будет отражать статусы заказов, собранные денежные суммы и комментарии о ходе исполнения плана доставки. Эта информация будет отображаться в основной базе, что позволит диспетчеру оперативно отслеживать процесс доставки. В ходе работы курьера могут появляться новые заказы на текущий день, которые нужно включать в ранее сформированный маршрутный лист, из общего отчета можно отследить ситуацию по загрузке курьеров. Это необходимо как для планирования распределения заказов, так и для расчета зарплаты за отработанный период.


2. Учет грузов

Иногда есть необходимость в программе дополнительно детализировать заказ на доставку до мест (отдельных коробок, пакетов, доставляемых одному получателю), указав характеристики каждого места (габариты, описание и т.д.).

Курьерские компании могут сотрудничать с предприятиями, которым постоянно нужна доставка одной и той же номенклатуры товаров. В данном случае, чтобы не осуществлять забор груза каждый раз со склада отправителя, он принимается курьерской компанией на ответственное хранение. Важно, чтобы в программе была возможность отразить принятие на склад таких товаров, учитывать их фактически доставленное количество, сформировать отчет об их расходе и остатках для заказчика.

учет товаров на ответственном хранении, учет заказов на доставку


Рисунок 3 – Составляющие учета грузов


3. Учет финансов

На данном участке важно автоматизировать:

  • Учет поступлений и расходов денежных средств по кассам и банку.
  • Процесс приема наложенных платежей от получателей заказов и их дальнейшего возврата заказчикам.
  • Схему удержания процента наложенных платежей в рамках расчетно – кассового обслуживания.
  • Схему зачета стоимости услуг доставки в счет собранных наложенных платежей.
  • Учет расходов на обеспечение деятельности компании (закупки товаров и услуг).
  • Выставление актов и счетов на оплату за оказанные услуги постоянным заказчикам.
  • Отражение заработной платы персонала в структуре расходов.
  • Расчет финансового результата за период.
  • Формирование управленческого баланса.

учет доходов, учет расходов, работа с наложенными платежами, учет оплат за доставку и расчетно-кассовое обслуживание


Рисунок 4 – Составляющие учета финансов

Некоторые курьерские компании используют для автоматизации учета конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия». Однако далеко не все участки учета можно автоматизировать с ее помощью, поэтому компании часто применяют отдельные файлы для учета заказов на доставку, грузов, наложенных платежей, загрузки курьеров и прочее. Это приводит к ошибкам и значительным затратам рабочего времени.

Гораздо удобнее, когда менеджеры оперативно фиксируют данные операции и готовят первичную документацию, бухгалтер регулярно получает выгрузку данных в свою программу, а руководитель в несколько кликов может увидеть такие отчеты, как: состояние денежных средств компании, дебиторской и кредиторской задолженности, расходы и доходы за отчетный период.

Комплексным помощником автоматизации управленческого учета является система EFSOL:Служба доставки. Она включает все основные участки учета в курьерской компании, начиная от процесса приема и выгрузки заказов, их распределения, составления маршрутов для курьеров, формирования планов доставки, заканчивая ведением учета доходов и расходов, кассы, взаиморасчетов с контрагентами, и получением всей необходимой отчетности.

учет в службе доставки


Рисунок 5 – Организация сквозного учета в программе EFSOL:Служба доставки

Внедрив данное решение, руководитель сможет наглядно увидеть все рабочие процессы деятельности курьерской компании в любых разрезах.

Таким образом, организация сквозного оперативного учета – это достаточно серьезная и важная задача, которую, так или иначе, решает для себя каждая курьерская компания. Комплексное сквозное решение позволяет не только оптимизировать учет процесса доставки, грузов и финансов, но и сэкономить рабочее время, а также максимально сократить количество возникающих ошибок. Многие клиенты, которые внедрили систему EFSOL:Служба доставки, сошлись во мнении, что автоматизация всех процессов позволяет повысить эффективность деятельности компании в несколько раз, и существенно увеличить скорость обработки заказов менеджером.


EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Автоматизация службы курьерской доставки

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Автоматизация службы курьерской доставки

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect