ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!


Первичная документация составляет основу документооборота на любом предприятии. Обработка и хранение «первички» — это процесс, требующий постоянного контроля и внимания. Даже при правильно налаженном процессе обработка первичной документации может сопровождаться ошибками, и документы не всегда обрабатываются вовремя. Из-за этого возникают несоответствия в финансовых отчетах и проблемы с их сдачей в налоговую. И тут приходится либо заниматься утомительным поиском ошибок, либо перенабирать все данные заново. С этим приходят дополнительные временные и финансовые затраты, а это — потери для бизнеса.

Когда на предприятии резко возрастает количество первичных документов?

Причины увеличения количества входящих документов              
Рисунок 1 — Причины увеличения количества первичных документов 

Существует несколько способов решения проблемы объемного ввода «первички».

Способ 1. Создание участка ввода документов

Сотрудники самостоятельно вводят документы в учетную систему.

Организовать самостоятельный ввод документов можно за счет:

  • Расширения штата сотрудников - дополнительно нанять одного или несколько новых сотрудников, которые будут заниматься только обработкой входящих документов.
  • Формирования специализированного отдела. Если вводом первичной документации на предприятии занимаются все сотрудники, то можно сформировать специализированный отдел.

Преимущества:

  • В процессе определены ответственные сотрудники.
  • Сотрудники сосредоточены только на процессе ввода документов, поэтому работа будет выполнена качественно.

Недостатки:

  • Дополнительные финансовые затраты (увеличение ФОТ, оборудование рабочих мест и т.д.).
  • Проведение инструктажа/организация обучения, что также влечет за собой временные и финансовые потери.
  • Сотрудник из-за усталости может допускать ошибки.
  • Необходимость внесения изменений в структуру компании, определения должностей.

Способ 2. Передача ввода документов на аутсорсинг

Использование ресурсов специализированных организаций, занимающихся восстановлением и ведением бухгалтерского учета, а также вводом первичных документов. Единоразово либо с некоторой периодичность Заказчик передает документацию сторонней специализированной организации (Исполнителю), которая своими силами вводит данные в учетную систему.

Преимущества:

  • Ответственность за выполнение работ лежит на организации (Исполнителе), которая должна в оговоренные сроки сдать работы. Качество предоставленных услуг может быть проконтролировано — в любой момент можно предъявить претензии, в соответствии с которыми Исполнитель переделает всю работу. При этом стоимость работ при должном уровне качества и скорости ввода документов остается не очень высокой.

Недостатки:

  • Необходимо учитывать возможные риски и увеличение стоимости работ. Фактически стоимость ввода документов сторонней организацией может оказаться несколько выше, чем стоимость работ своими силами. Однако, работы, выполненные самостоятельно с учетом всех расходных статей и полученного качества, редко оказываются ниже стоимости работ профессионалов.
  • Если потребность ввода документов проявляется ежемесячно, необходимо учитывать ежемесячные затраты на предоставляемые услуги.

Способ 3. Автоматизация участка ввода документов

На рабочем месте сотрудника, занимающегося вводом документов, устанавливается скоростной документный сканер и специальное программное обеспечение. Сотрудник сканирует документы, далее работу выполняет программа, автоматически создавая в 1С готовые к проведению документы. Если прием и ввод документов осуществляется на разных местах, сканер устанавливается в пункте приема документов, а программное обеспечение в бухгалтерии, где происходит ввод документов в учетную систему.

Преимущества:

  • Время создания документа сокращается до минимума. Как следствие, увеличивается эффективность использования оборудования и окупаемость вложенных средств.
  • Нагрузка на каждого сотрудника, занимающегося вводом документов, снизится.
  • Временные затраты по сканированию и обработке документов лягут на стоимость системы, таким образом, учитывая квалификацию сотрудников, стоимость обработки одной страницы снизится.
  • Возможность использования облачных технологий позволяет масштабировать организацию участка ввода документов.
  • Следует отметить, что внедренная система позволяет в дальнейшем обеспечить полную и качественную обработку всего объема документов при минимальных временных затратах. Настройка бизнес-процесса не требует постоянного контроля. Настроив его на начальном этапе, он будет работать много лет.
  • Исключается «человеческий» фактор — количество допущенных ошибок сводится к минимуму.

Недостатки:

  • Требуются начальные финансовые вложения на организацию участков ввода документов (стоимость сканирующего оборудования, ПО). Однако, в дальнейшем затраты на обслуживание системы не требуются.

Таким образом, при выборе метода обработки первичной документации стоит учитывать:

  • Потребности и возможности бизнеса.
  • Перечень задач и вопросов, которые необходимо решить.
  • Окупаемость. Даже если на начальном этапе вам кажется, что цена того или иного решения высока, просчитайте окупаемость, ведь решение должно работать в долгосрочной перспективе.

Вопрос выбора метода обработки «первички» является по-настоящему важным вопросом для любых организаций. От того насколько эффективно и правильно будет работать этот участок, зависит насколько эффективно будет работать все предприятие в целом, насколько успешным будет ваш бизнес.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Системы потокового ввода документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Системы потокового ввода документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect