Ѕыстрое внедрение ERP  омплексные услуги
от 1—:÷ентр ERP!
”правление доставкой ƒл€ торговых и курьерских компаний!
1C:Ёƒќ ”знайте о всех преимуществах электронного документооборота!
ѕереход на Ђ1—:«”ѕ ред. 3ї ‘ирма Ђ1—ї прекращает поддержку Ђ1—:«”ѕ 2.5ї!
јренда сервера 1—
в облаке
–аботайте в 1— удаленно с экономией до 70%!

ћного предпри€тий сегодн€ используют электронный архив документов (Ёј). Ќо кажда€ из них вкладывает свой смысл в это пон€тие. Ќекоторые понимают это как место на диске, где просто хран€тс€ скан-копии оригиналов документов. ¬ отдельных случа€х — скан-копии документов, которые прив€заны к документам учетной системы. Ќо в нашем понимании электронный архив — это нечто большее, чем просто хранилище изображений.

Ёффект от использовани€ системы Ёј напр€мую зависит от того, по какому принципу построен архив и насколько удобно осуществл€етс€ взаимодействие пользовател€ с системой.

¬ этой статье мы рассмотрим несколько самых распространенных технологий создани€ и ведени€ электронного архива и сделаем вывод о том, кака€ же из них приносит наибольший эффект дл€ бизнеса.

—тоит сделать оговорку: мы не говорим об эффективности в целом, а только об одном из параметров эффективности автоматизированных систем.  огда речь идет об автоматизации бизнес-процессов, то насколько эффективна система, можно судить по количеству выполн€емых вручную операций. ќчевидно, что чем меньше таких операций, тем система более продуктивна и дает больший бизнес-эффект.


ј разве хранилище сканов — не электронный архив?

Ѕывают случаи, когда электронный архив строитс€ по принципу обычного бумажного архива. ќтличие лишь одно — документы разбросаны по папкам и лежат мертвым грузом не в какой-то комнате, а на электронном носителе. –аботать с таким архивом, конечно же, удобнее, чем с оригиналами, но лишь не намного.

—отрудникам при обработке документов, по-прежнему, надо вводить их вручную в учетную систему, а при поиске документов задаватьс€ вопросами: «ј тот ли это документ, что € ищу? ј в актуальной ли он редакции?»

Ќо все же окончательно сказать о том, что такой архив не имеет права на жизнь, мы не можем. Ѕезусловно, эффект от работы будет, но только в маленьких компани€х, где документооборот не превышает 100 в мес€ц. —равним количество ручных операций и автоматизированных на примере пачки вход€щих документов:

–учные операции

јвтоматизированные операции

  1. —ортировка документов, разделение на пакеты.
  2. —канирование документов.
  3. ѕереименовать скан-копии документов.
  4. –ассортировать документы по папкам.
  5. —оздать документ в учетной системе.
  6. ¬ручную ввести данные со скан-копии.
  7. ѕровести документ.
  1. ѕоиск документа в электронном хранилище.

“аблица 1 — —равнение количества ручных и автоматических операций при работе с Ёј

¬ таких услови€х практически все операции так и остаютс€ ручными. Ёто отнимает много времени, снижа€ эффективность работы с архивом. ¬ статье «ћифы о системах потокового ввода» вы можете посмотреть, сколько времени отнимает ручной и автоматизированный ввод документов в учетную систему.


Ќа уровень выше — сканы имеют св€зку с документами (бухгалтерскими проводками) учетной системы

Ќекоторые компании пошли дальше. “ут из транзакций учетной системы можно открыть скан-копию оригинала документа. ¬ таком случае эффективность работы повышаетс€, но много работы приходитс€, как и раньше, выполн€ть в ручном режиме, совершать много лишних действий.

–учные операции

јвтоматизированные операции

  1. —ортировка документов, разделение на пакеты.
  2. —канирование документов.
  3. ѕереименовать скан-копии документов.
  4. –ассортировать документы по папкам.
  5. —оздать документ в учетной системе.
  6. ¬ручную ввести данные со скан-копии.
  7. ѕрикрепить скан-копию к документу учетной системы.
  8. ѕровести документ.
  1. Ѕыстрый поиск документа в учетной системе.
  2. ќткрыть скан-копию из транзакции учетной системы.

“аблица 2 — —равнение количества ручных и автоматических операций при работе с Ёј

 ак и в предыдущем случае, большинство операций производитс€ вручную. Ќебольшое преимущество по€вл€етс€ лишь на этапе поиска электронной скан-копии. Ќайти документ в учетной системе — задача несложна€, а уже потом открыть скан из транзакции — не занимает много времени.

“акже стоит отметить тот факт, что в таких услови€х работы с архивом, операции стро€тс€ последовательно. “о есть только закончив работу с одним документом, можно переходить к следующему и выполн€ть те же действи€.

Ёффект от такого электронного архива выше, чем в предыдущем случае, но не настолько высокий, как мог бы быть.


Ёлектронный архив как часть системы электронного документооборота

¬ погоне за повышением эффективности работы с электронными копи€ми документов, за автоматизацией документооборота были созданы комплексные решени€ — системы электронного документооборота (—Ёƒ). Ёј представл€ет собой некую подсистему, часть —Ёƒ, интегрированную с учетной системой. “акой подход к автоматизации архивов качественно отличаетс€ от двух предыдущих.

‘ункциональные возможности таких решений очень широки, поэтому описывать их мы не будем. ¬место этого мы приведем перечень основных задач, которые Ёј призван решить:

  • ќперативное реагирование на запросы государственных уполномоченных органов с требованием предоставить документы (налоговые органы, внебюджетные фонды и т.д.), а также внутренним контролерам.
  •  онтроль своевременного предоставлени€ контрагентами вход€щей финансово-первичной документации (‘ѕƒ) и правильности ее оформлени€.
  • —нижение востребованности бумажных оригиналов с возможностью вывоза бумажного архива в удаленное защищенное хранилище и др.

Ёффективность Ёј гораздо выше в сравнении с остальными методами ведени€ электронного архива. ѕоэтому мы подробнее опишем данную технологию и расскажем, почему же работать с автоматизированными системами действительно продуктивно.

¬ первую очередь отметим, что электронный архив подразумевает под собой не только хранение документов, но и наполнение этого архива. Ќа рисунке 1 изображена схема автоматизированного ввода документов в архив.

Ќа сканирование подаетс€ пачка документов, которые можно не сортировать. —о сканера документы отправл€ютс€ в интеллектуальную систему распознавани€, котора€ сама определ€ет вид документа, его атрибуты и сама знает, где закончилс€ один документ и началс€ следующий.

–исунок 1 — ѕроцесс ввода документов в Ёј

Ќа каждом предпри€тии процесс работы с документами имеет свои особенности. » даже на одном предпри€тии может существовать несколько сценариев работы с одним и тем же документом. ѕоэтому мы рассмотрим только один из возможных сценариев, чтобы продемонстрировать какое место электронный архив занимает на участке документооборота.

–исунок 2 — —ценарий работы со вход€щими документами

јббревиатуры:

  1. —ѕ¬ƒ — система потокового ввода документов
  2. ј–ћ — автоматизированное рабочее место
  3. ”— — учетна€ система

ќпишем приведенный сценарий поэтапно:

ѕоступают вход€щие/исход€щие первичные документы.

‘ункциональные отделы принимают товары и документы. ѕередают документы сотруднику, ответственному за сканирование.

‘ѕƒ сканируютс€ в едином потоке.

—истема OCR/Data Capture автоматически ориентирует страницы, находит начало документа и конец (автоматическое разделение на документы), распознает, извлекает атрибуты, формирует изображение с оптимальными соотношением размер файла/качество, формирует структурированные данные из этого документа (вид документа, номер, дата, реквизиты контрагента/организации, таблична€ часть: номенклатура, единицы измерени€, цена, количество, сумма, Ќƒ—; и т.д.)

ƒанные передаютс€ в систему Ёј, автоматически создаетс€ атрибутированна€ карточка, прикрепл€етс€ скан-образ.

Ѕухгалтер получает уведомление о поступлении нового документа.

Ѕухгалтер заходит в систему Ёј и при нажатии кнопки, структурированные данные документа перегружаютс€ в учетную систему, где автоматически создаетс€ нужный документ ”—, готовый к проведению.

 оличество ручных операций сокращено до минимума. ¬се процессы выполн€ютс€ автоматически, оставл€€ за сотрудниками лишь функцию контрол€.

 ак мы уже и говорили, снижа€ количество ручных операций, повышаетс€ эффективность работы с электронным архивом.

—истемы потокового ввода принос€т наибольший бизнес-эффект дл€ предпри€ти€ при работе с электронными копи€ми документов.


¬ чем же кроетс€ эффективность электронных архивов

 акую же систему можно назвать самой эффективной? Ёффективной системой можно считать ту, котора€ будет решать задачи вашего бизнеса, сокраща€ всевозможные убытки. ƒл€ предпри€тий с малым документооборотом достаточно будет и простого структурированного хранилища сканов. ѕри этом такой архив будет приносить свой бизнес-эффект и решать поставленные задачи. Ќо если у вас требовани€ шире, чем просто хранить электронные копии документов, то нужно задумыватьс€ о внедрении комплексного решени€, которое позволит максимально автоматизировать документооборот предпри€ти€. Ёј как комплексное решение просто необходимо компани€м с большим документооборотом, с территориально распределенными филиалами, предпри€ти€м, которым приходитьс€ часто сдавать налоговые и другие отчетности.



EFSOL

—истемна€ интеграци€.  онсалтинг

¬недрение электронных архивов

об€зательные пол€
* јнтиробот:
¬ведите ответ

¬недрение электронных архивов

¬се пол€ формы выделенные значком * об€зательны к заполнению
* јнтиробот:
¬ведите ответ
  • ќчень много документов на предпри€тии, нужно организовать документооборот и систему электронного архива.  акие программы позвол€ют создать систему электронного документооборота с высокой скоростью обработки данных? ѕрограммы дл€ создани€ системы электронного архива отправьте по почте (оставл€ли вам за€вку)
  • –Ш–љ–љ–∞, –і–Њ–±—А—Л–є –і–µ–љ—М. –Я–µ—А–µ—З–µ–љ—М –њ—А–Њ–≥—А–∞–Љ–Љ –Є —А–µ—И–µ–љ–Є–є –і–ї—П –∞–≤—В–Њ–Љ–∞—В–Є–Ј–∞—Ж–Є–Є –і–Њ–Ї—Г–Љ–µ–љ—В–Њ–Њ–±–Њ—А–Њ—В–∞ –Є —Б–Њ–Ј–і–∞–љ–Є—П —Б–Є—Б—В–µ–Љ—Л —Н–ї–µ–Ї—В—А–Њ–љ–љ–Њ–≥–Њ –∞—А—Е–Є–≤–∞ –Њ—В–њ—А–∞–≤–Є–ї–Є –≤–∞–Љ –њ–Њ –њ–Њ—З—В–µ. –Ю–ґ–Є–і–∞–µ–Љ –≤–∞—И –Њ—В–≤–µ—В, —З—В–Њ–±—Л —Г–Ј–љ–∞—В—М –њ–Њ–і—А–Њ–±–љ—Л–µ —В—А–µ–±–Њ–≤–∞–љ–Є—П –Ї —Б–Є—Б—В–µ–Љ–µ —Н–ї–µ–Ї—В—А–Њ–љ–љ—Л—Е –∞—А—Е–Є–≤–Њ–≤.

” вас конкретна€ задача? —в€житесь с нами пр€мо сейчас!

ќбратный звонок RedConnect