ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Ни для кого не секрет, что типовой договор обычно не устраивает одну из сторон, поэтому в документ вносятся сотни, а то и тысячи правок. Ваш потенциальный партнер или клиент может внести изменения в договоре и не просто оказаться в более выгодном положении, но и нанести вам финансовый ущерб.

Именно поэтому так важно быстро, оперативно и точно определять изменения в каждой итерации договора. Сколько времени уходит у вас на согласование, утверждение, правки и вычитку договоров? В данной статье мы будем говорить о том, как же отслеживать такие изменения и не терять время на вычитку договоров.

Рассмотрим на примере

Вы продаете компьютеры. К вам обратился клиент с просьбой продать и установить ему 100 компьютеров. Вы инициируете заключение договора. Может быть, у вас уже есть шаблон, который вы отправляете каждому клиенту, а может, каждый раз вы составляете новый — это неважно. Результат один — вы отправили клиенту договор на согласование. Его не устроили некоторые пункты, он внес изменения и вернул вам свою редакцию документа. В свою очередь вас тоже не устроили некоторые изменения, поэтому вы снова внесли правки в договор. Так продолжается, пока не появится конечный вариант документа, который устроит обе стороны.

Каждый раз, когда клиент вносит правки, вам нужно вычитывать договор. Есть несколько сценариев, по которым это происходит:

  1. Сравнение двух электронных редактируемых файлов — DOC+DOC, DOC+PDF.
  2. Сравнение электронного файла с бумажной копией.
  3. Сравнение двух бумажных копий.

Есть несколько способов провести такую проверку:

  1. Вычитка и ручной поиск/исправление ошибок.
  2. Сравнение документов в Microsoft Word.
  3. Сравнение документов в ABBYY ScanDifFinder.

ABBYY ScanDifFinder — решение, которое позволяет автоматически выявлять наличие изменений в подписанной бумажной версии документа по сравнению с его исходной электронной версией.


Далее мы рассмотрим и сравним каждый из сценариев проверки договоров и поиска изменений в них.


Сравнение двух электронных редактируемых файлов



Вычитка и ручной поиск/исправление ошибок.

Чтобы вычитать два файла и сравнить их «вручную» нужно немало времени и хорошую концентрацию. Нет никакой сложности в том, чтобы вычитать документ на 2-3 страницы, но если объем гораздо больше, то и вероятность не заметить изменения в документе — больше.


Сравнение документов в Microsoft Word.

В Microsoft Word (далее MW) есть встроенный инструмент — «Сравнение документов».



Рисунок 1— Инструмент «Сравнение документов» в Microsoft Word.


Посмотрим как работает данный инструмент на примере нескольких пунктов документа «Оферта на оказание услуг «Яндекс.Маркет».

Вы отправили этот документ потенциальному партнеру, и он внес в него свои правки. Для примера мы внесли правки и в свой документ — выделили часть текста желтым, изменили начертание в одном месте, удалили и добавили части текста.



Рисунок 2 — Результат сравнения двух документов с помощью MW

Посмотреть в хорошем качестве


Как мы видим, Microsoft Word определяет не только добавленные или удаленные символы и пробелы, но и форматирование текста. Даже незначительные правки, как изменения цвета текста или шрифта, появляются в списке слева. Это значительно усложняет проверку, но все же можно отследить изменения, не перечитывая весь документ.


Сравнение документов в ABBYY ScanDifFinder.

ABBYY ScanDifFinder — решение, которое позволяет автоматически выявлять наличие изменений в подписанной бумажной версии документа по сравнению с его исходной электронной версией.

Решение работает с любыми комбинациями форматов документов, как текстовыми, так и графическими (например, .doc и .jpeg). Поэтому сравнить два текстовых документа не составит сложности.



Рисунок 3 — Стартовое окно ABBYY ScanDifFinder.


После того, как нажмете кнопку «Сравнить», результат откроется в новой вкладке браузера.



Рисунок 4 — Результат сравнения документов в ABBYY ScanDifFinder.

Посмотреть в хорошем качестве


Результаты сравнения выведены слева в виде ссылок на ту часть документа, где содержатся эти изменения. При этом такие правки, как измененный цвет и начертание, не вошли в список слева. Это позволяет пользователю сосредоточиться на действительно важных отличиях.


Сравнение электронного файла с бумажной копией



Вычитка и ручной поиск/исправление ошибок.

Сравнивая бумажную копию с электронным документом, вы тратите немного больше времени, постоянно переводя взгляд с монитора на документ. И примерно столько же времени, если отсканируете документ в хорошем качестве и будете сравнивать документы в соседних окнах.


Сравнение документов в Microsoft Word.

Как же сравнить текстовый документ и бумажную копию в MW? Вы можете отсканировать документ, пропустить его через систему распознавания и сравнивать в программе.

Важно понимать, что в данном случае очень важно и качество распознавания скан-копии.

Мы сделали из нашего документа 2-страничный PDF и пропустили его через несколько систем распознавания и сравнили результат. Ниже мы приведем распознанный документ только с помощью ABBYY FineReader Online, так как качество распознавания в других бесплатных системах оказалось очень низким, не пригодным даже для чтения.

Сравниваем исходный файл без изменений и измененный распознанный файл:



Рисунок 5 — Результат сравнения исходного файла с распознанным файлом в ABBYY FineReader Online

Посмотреть в хорошем качестве


По большому счету, проблема распознавания через FineReader Online состоит только в том, что для одного файла можно выбрать только один язык документа. Основной язык нашего документа — русский, на английском только ссылки и какие-то специальные слова, поэтому мы выбираем русский в качестве языка документа. При этом английские символы распознались неправильно и количество ошибок при сравнении увеличивается. Результат распознавания можно выгрузить на компьютер в удобном для вас формате. Но в бесплатном доступе количество файлов к распознаванию ограничено.


Сравнение документов в ABBYY ScanDifFinder.

Сравниваем исходный файл без изменений и измененный распознанный файл:



Рисунок 6 — Результат сравнения исходного файла с распознанным файлом в ABBYY FineReader Online

Посмотреть в хорошем качестве


Сравнив те же 2 документа, мы получили 15 отличий (вместо 91 в MW). ScanDifFinder воспринимает маркировку списков как ошибки, а также неправильно распознанные ссылки. При этом такие важные изменения, как добавление/удаление текста, программа не упустила.


Сравнение двух бумажных копий



Вычитка и ручной поиск/исправление ошибок.

Используя такой способ проверки договоров, как и в предыдущих случаях вы просто вычитываете два документа. При этом то, насколько точно будут определены изменения, зависит от вашей внимательности и концентрации. Времени на такую процедуру нужно немало.


Сравнение документов в Microsoft Word.

Если в предыдущем случае нам нужно было сравнивать исходный текстовый файл с распознанным, то сейчас нам нужно распознать оба файла, чтобы с помощью MW найти изменения.

У нас на руках две разных скан-копии, сделанные разными сканерами. Мы распознаем их все тем же ABBYY FineReader Online, выгружаем в .doc и сравниваем в MW.



Рисунок 7 — Результат сравнения двух распознанных файлов в MW

Посмотреть в хорошем качестве


Ориентироваться в списке ошибок слева сложно, как и в предыдущих случаях.


Сравнение документов в ABBYY ScanDifFinder.

Чтобы сравнить документы в программе не нужно распознавать отсканированные документы. Можно сравнить сразу 2 PDF-документа. При этом не важно, что они отсканированы разными устройствами, имеют разное качество, разрешение и форматирование. Программа отобразит только действительно важные изменения в документе.



Рисунок 8 — Результат сравнения двух скан-копий документа в ABBYY ScanDifFinder

Посмотреть в хорошем качестве




Как же сравнивать договора

Итак, как же нужно сравнивать договора так, чтобы не терять на это времени, но не упустить ни одно изменение в документах?

Ручное сравнение договоров отнимает много времени и требует концентрации, но при этом не дает гарантии, что все изменения будут замечены. Вы рискуете заключить сделку, которая в последствии принесет убытки.

Но мы смело можем сказать, что такой способ более надежный, чем сравнение договоров с помощью Microsoft Word. Запутаться в этом множестве уведомлений куда более просто. Вероятность упустить какие-то изменения еще больше.

Что касается ABBYY ScanDifFinder, то мы с уверенностью можем сказать, что это наиболее подходящий вариант для решения поставленной задачи. Программа не упускает ни одного изменения в сравниваемых документах, при этом показывает только действительно важные. Вам не придется отвлекаться на уведомления о лишнем пробеле или смене форматирования текста. При этом не нужно тратить силы и время на распознавания текста с графических файлов, как в случае с Microsoft Word.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Системы потокового ввода документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Системы потокового ввода документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect