ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Строительные компании, работающие с проектными институтами, так или иначе, сталкиваются с трудностями, возникающими при обработке проектно-сметной документации. В первую очередь, это связано с большими трудозатратами, которые возникают на этапе ввода данных из полученных спецификаций на поставку материально-технических ресурсов (МТР) в учетную систему. В спецификациях крупных строительных объектов количество позиций может измеряться сотнями. В данной статье мы рассмотрим способы оптимизации трудозатрат на данном участке для повышения эффективности работы строительных компаний.

Процесс

Для каждой строительной компании процесс взаимодействия с проектными институтами может иметь свои особенности, но в целом он имеет общую схему. В данной статье мы опишем реальный процесс используемый у одного из крупного строительного холдинга, с которым мы столкнулись на внедрении. Подробнее рассмотрим процесс на схеме:

Процесс движения документов в строительных компаниях

Рисунок 1 — Процесс движения документов в строительных компаниях

Строительная компания заказывает проектному институту разработку плана строительства. Институт после разработки проекта предоставляет компании проектно-сметную документацию, основной частью которой являются спецификации на поставку необходимых материалов для строительства объекта. Сотрудники компании-клиента вручную вводят данные из спецификаций в учетную систему и далее, на основании введенных данных формируют заказы поставщикам на поставку материалов для строительства.

Способы решения задачи по сокращению трудозатрат на ввод данных в учетную систему

Сократить трудозатраты на ввод данных в 1С можно тремя способами:

Загрузка спецификаций в электронном виде: Договориться с проектным институтом, чтобы тот предоставлял спецификации в электронном виде, например в формате .xls. Разработать модуль импорта, который позволит загружать данные из предоставленных файлов в учетную систему.
Распознавание бумажных спецификаций: Использовать решение для распознавания и извлечения данных с бумажных документов и последующей загрузки данных в 1С.
Смешанная обработка спецификаций: Распознавание бумажных спецификаций и загрузка полученных в электронном виде документов.

Таблица 1 — Способы сокращения трудозатрат на ввод данных в учетную систему

У каждого из способов существуют свои достоинства и недостатки, сравнение приведено в таблице:

Способ Достоинства Недостатки

Загрузка спецификаций в электронном виде:
Скорость ввода данных в учетную систему будет максимальной. Далеко не все проектные институты смогут предоставлять спецификации в электронном виде. Как правило, спецификации оформляются на бумаге в нескольких экземплярах и заверяются сторонами.
Затраты на внедрение данного варианта будут меньше, чем на другие возможные.
Распознавание бумажных спецификаций: Можно обрабатывать спецификации от всех проектных институтов, с которыми работает строительная компания. Времени на обработку спецификаций, в отличие от способа загрузки из файла, уйдет несколько больше, т.к. потребуется верификация распознанных данных.
Если значительно меняется печатная форма спецификации (начинают работать с другим проектным институтом), то необходимы дополнительные ресурсы на разработку шаблонов распознавания под новые формы документов.
Смешанная обработка спецификаций: Можно обрабатывать спецификации от всех проектных институтов, с которыми работает строительная компания. Нет.
Скорость ввода данных будет несколько быстрее чем в способе, где используется только распознавание бумажных спецификаций. Это достигается за счет того, что часть спецификаций загружается из файлов .xls.

Таблица 2 — Сравнение способов сокращения трудозатрат на ввод данных

При инициировании проекта автоматизации участка обработки спецификаций на поставку МТР, необходимо определиться с вариантом внедрения. Для этого, в первую очередь, необходимо проанализировать каким способом поступает основная масса документов.

Здесь мы выделим и проанализируем 3 основных способа получения документов:

  1. В строительную компанию поступают оригиналы документов (почта/курьерская доставка/личная передача).
  2. Чтобы не дожидаться доставки оригиналов, проектные институты отправляют скан-копии подписанных документов.
  3. Проектные институты предоставляют данные в электронном виде (по e-mail, на съемных носителях). Как правило, в таком случае данные предоставляют вместе со скан-копиями подписанных оригиналов спецификаций.

Анализ эффективности

Проанализировав способы поступления документов, строительной компании необходимо просчитать эффективность каждого из вариантов автоматизации. Приводим описание каждого из вариантов, опираясь на способы поступления спецификаций.

С точки зрения эффективности и количества затраченных ресурсов на внедрение, одним из лучших способов будет загружать спецификации, полученные в электронном виде. Но хорошим данный способ можно считать только в случае, если в электронном виде будет поступать большинство документов, порядка 85-100%. В остальных случаях это только частичное решение проблемы или вовсе нецелесообразная трата средств.

Если основную массу обрабатываемых спецификаций составляют скан-копии подписанных оригиналов и непосредственно сами оригиналы документов, то единственным оптимальным способом автоматизации будет внедрение системы потокового ввода документов, построенной на базе современных технологий распознавания и извлечения данных. Есть и узкие места у таких технологий. Потенциально часть документов могут будут низкого качества, например, сильно испачканы или помяты. В этом случае распознать информацию с них будет сложнее, а в некоторых случаях - невозможно. Такие документы необходимо вводить вручную. Та же ситуация возникает и при работе со скан-копиями подписанных спецификаций. В этом случае проектным институтам, присылающим документы таким способом, необходимо предоставить требования к сканированию: разрешение - 300 dpi, цветовая палитра – оттенки серого (Grayscale).

Как правило, строительным компаниям удается договориться с частью проектных институтов о предоставлении спецификаций в электронном виде, но основная масса документов все же приходит в виде оригиналов или скан-копий.

Как показывает практика, самым эффективным способом сокращения трудозатрат на участке обработки спецификаций на поставку МТР - использование системы распознавания и извлечения данных в совокупности с модулем по загрузке данных из файлов .xls.

Данная система может быть актуальна строительным компаниям, которые:

  1. Являются генеральным подрядчиком и осуществляют одновременно несколько строек с помощью компаний подрядчиков, субподрядчиков.
  2. Занимаются строительством крупных объектов.

У таких компаний, как правило, объем проектной документации очень большой и эффект от внедрения подобной системы будет очевиден. Если говорить о количественных показателях, время на обработку спецификаций с помощью системы потокового ввода сокращается от 2 до 5 раз.

Технологии

Для внедрения СПВД может быть использована платформа ABBYY FlexiCapture, разработанные компанией EFSOL шаблоны распознавания спецификаций на поставку, а также интеграционный модуль – программа «EFSOL: Загрузка документов КОРП» , которая позволит загружать в учетную систему как распознанные данные из бумажных документов, так и данные из файлов .xls. Каждая строительная компания вправе выбрать свой путь автоматизации: привлечь собственных разработчиков или интегратора с экспертизой в области систем потокового ввода документов, который помимо демонстрации готовых решений может организовать референс-визит на предприятия, уже использующие подобные системы. Выбор за вами!



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Системы потокового ввода документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Системы потокового ввода документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect