1С:ERP. Предложение для клиентов EFSOL!
Акция! Переходите на 1С:ЗУП КОРП 3.0 бесплатно! Экономьте 66 750 рублей!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
с выгодой до 70%
Корпоративное облако:
Аренда сервера 1С

Бухгалтерские и финансовые документы — это основа всех рабочих процессов предприятия. Первичная документация занимает львиную долю документооборота. Поэтому нет ничего удивительного в том, что компании пытаются совершенствовать, оптимизировать рабочие процессы, связанные с финансовой документацией, сократить материальные и временные затраты на участке документооборота, исключить человеческий фактор. Есть несколько способов добиться нужного результата. Наиболее эффективный — автоматизация работы с помощью внедрения системы электронного документооборота (СЭД). В одной из предыдущих статей мы говорили о том, как автоматизировать загрузку первичных бухгалтерских документов в 1С. Теперь поговорим о том, как оптимизировать всю работу с финансовыми бумагами предприятия с помощью СЭД, как правильно организовать и вести документооборот, сделав его безбумажным. Но сначала дадим определение этим понятиям, расскажем об основных этапах в этом процессе и главных проблемах и трудностях.

Документооборот в бухгалтерии (в бухучете) — это жизненный цикл финансового документа от момента его создания до момента окончания его функционального предназначения (отправка из одной организации в другую или передача на хранение в архив финансовой документации). Помимо бухгалтерского, различается складской, производственный, кадровый, торговый, офисный, коммерческий документооборот.


1с электронный документооборот 8.2 программы, система электронного документооборота внедрение сэд 1с, система автоматизации документооборота, переход на электронный документооборот, организация электронные системы управления документооборотом, программа сэд

Проблемы документооборота

Главная и самая большая проблема, с которой бухгалтера сталкиваются при осуществлении процесса документооборота, это потеря времени. На ручную обработку бумажных документов специалисты тратят большую часть своего рабочего дня. Процесс идет медленно. В «горячие» отчетные периоды сотрудникам бухгалтерии приходиться постоянно задерживаться на работе, перебирая огромные кипы бумаг. Компания несет дополнительные затраты, оплачивая сверхурочную работу своих сотрудников.

При ручном документообороте типична ситуация, когда важные документы просто теряются среди нагромождения большого количества бумаг. В такой ситуации работникам приходится либо заново печатать объект, что приводит к дополнительным затратам на офисную бумагу и краску для принтеров, либо, если электронных копий нет, еще раз запрашивать документы у контрагента (на это нужно время, поэтому часто отчетность не сдается в срок). Фирмы тратят много средств на печать и копирование бумажных носителей и в других ситуациях. Например, несколько сотрудников не могут одновременно работать с одним и тем же бумажным документом, приходится множить его, а это — дополнительные финансовые затраты. Если документ откорректировали, нужно печатать новый — снова расходы.

Потери или отсутствие документов и не вовремя сданная отчетность приводит к проблемам при налоговых проверках. А это грозит предприятию немалыми штрафами и повторными проверками. То есть даже небольшой сбой в длинной цепочке бизнес-процессов документооборота может привести к серьезным негативным последствиям. Отсутствие одного звена приводит к нарушению работы, к «обрыву» всей цепи.

Допустим, нам удалось собрать и обработать все необходимые документы, отчитаться по ним. Казалось бы, теперь все легко и просто: нужно лишь отправить документ в архив, где он будет храниться. Но архив — это отдельный этап документооборота. И здесь организации сталкиваются с новыми проблемами и трудностями. Для компаний с малым документооборотом будет достаточно и одного отдельного кабинета, в котором будет масса полок с документами бухгалтерского учета. Но для больших холдингов этого недостаточно, и им приходится арендовать целые здания под бумажный архив. Это, конечно же, очень дорого. Но главная проблема: работа с таким бумажным архивом, управление им — дело очень трудоемкое, сложное, затратное и малоэффективное. Очень остро несовершенство бумажного архива ощущается в периоды налоговых проверок. Поиск осуществляется медленно, навигация по архиву сложная, многие документы так и не найти, а это все чревато налоговыми рисками и штрафными санкциями.


Как решить проблемы работы с документами?

Существует несколько путей решения вышеописанных проблем. Все они связаны с реорганизацией и реструктуризацией процесса документооборота. Это очень крупное и затратное мероприятие для компаний любого масштаба. Оно требует большого количества времени и ресурсов. Для реорганизации процесса всего предприятия нужны компетентные специалисты. Каким образом провести грамотную и эффективную оптимизацию (реорганизацию, реструктуризацию)? Где взять нужных людей?


Нанять дополнительных сотрудников

Можно расширить штат и организовать специализированный отдел, который будет заниматься только документооборотом и нести за него ответственность. Конечно, это повысит качество работы. Но такой метод больше подходит для решения каких-то отдельных проблем, комплексно он не поможет. И у такого метода есть ряд существенных недостатков. Во-первых, найти компетентных сотрудников — это сама по себе большая проблема. Во-вторых, надо будет вносить изменения в организационную структуру и штатное расписание предприятия. В-третьих, компания понесет дополнительные затраты (рост ФОТ, оборудование новых рабочих мест). А главное — без устранения ручного труда (т.е. человеческого фактора) такая реорганизация будет бессмысленна, неэффективна. Человеческий фактор предполагает возникновение каких-то механических ошибок, которые могут повлечь за собой нарушение процесса работы с документами.


Передать документооборот на аутсорсинг

Можно передать эти функции в стороннюю организацию и возложить на нее ответственность за сбор и полноту информации, ее обработку, правильное архивирование и хранение документов. Но здесь также есть недостатки и узкие места. Стоимость услуг подобных организаций может быть выше себестоимости работ ваших собственных специалистов. Вы не сможете полноценно контролировать работу аутсорсинговых компаний. Нет 100%-ной гарантии конфиденциальности (того, что не произойдет утечка важной коммерческой информации). И, опять-таки, если из процесса не будет устранен ручной труд, то такая реорганизация будет напоминать смену «шила на мыло»: расходы возросли, а «воз» и ныне там. Проблемы все те же. Плюс добавились новые проблемы, которых раньше не было.


Автоматизировать систему документооборота

Компромиссное и верное решение: использовать потенциал своих сотрудников и дополнительно нанять стороннего разработчика для внедрения автоматизированной системы электронного документооборота — СЭД. Автоматизация любых рабочих процессов на предприятии всегда оправдывает себя. Не будет исключением и автоматизация учета, обработки, хранения документов. СЭД оптимизирует, совершенствует все рабочие процессы, связанные с бухгалтерскими, финансовыми и прочими бумагами, и делает работу всего предприятия более эффективной. Далее опишем подробнее этот метод.


Как происходит автоматизация документооборота? Этапы внедрения

На первом этапе происходит комплексное обследование компании-клиента. Нанятые опытные IT-специалисты проведут анализ, изучат все маршруты движения бумаг, все индивидуальные особенности данного процесса, получат представление о специализации и структуре предприятия. После этого идет процесс выявления потребностей заказчика: какие требования клиент предъявляет к функционалу системы, сколько мест он хочет автоматизировать, каких целей хочет добиться и т.д. С учетом выявленной специфики бизнеса и поставленных целей разрабатывается план действий, который позволит усовершенствовать, оптимизировать документооборот в организации. Готовится техническое задание (ТЗ) по данному проекту. Подбирается необходимое ПО, которое будет работать в рамках корпоративной системы электронного документооборота. Возможно, потребуется подбор и применение специализированного оборудования. Далее следует непосредственное внедрение новой системы, запуск и первоначальное тестирование, настройка. В рамках данного проекта также проводится обучение пользователей. Внедряющая компания, как правило, оказывает и дальнейшее сопровождение системы, ее техническую поддержку, при необходимости — доработку и обновление.

Особенности автоматизированных систем управления документооборотом

Описав основные этапы автоматизации процесса, пришло время в полной мере раскрыть понятие СЭД. Система электронного документооборота — это полноценная многопользовательская система управления, которая в физическом представлении является большим архивом бухгалтерских документов. Внедрение системы позволяет оптимизировать процессы работы с документами. Организация электронного архива бухгалтерских документов предприятия позволяет создать большую надежную базу данных, где можно не только хранить финансовые бумаги, но и совершать с ними любые операции, которые необходимы для полноценного функционирования системы управления бухгалтерским учетом.

Задача Результат

Сокращение времени на обработку документов

С СЭД, сотрудники будут тратить на обработку документов до 80% меньше времени, чем в условиях существующей системы.

Поддержка версионности документов

После автоматизации хранения документов появляется возможность создавать и хранить несколько версий одного документа, работать с ними, обновлять информацию практически в режиме online.

Быстрый поиск документа

При работе с бумажными документами, отследить, в каком месте находится тот или иной экземпляр очень сложно. Поиск может занять много часов, в то время как в СЭД это можно сделать за несколько секунд. То же самое касается и архивов. Поиск в электронном займет всего 3-5 секунд.

Сокращение финансовых затрат

Предприятие тратит очень много денег на печать документов. После внедрения СЭД необходимость печатать так много документов пропадает. В результате компания сэкономит на этом большие средства. Экономия произойдет и за счет ускорения процессов автоматического документооборота, повышения его производительности, снижения средней стоимости обработки 1 документа.

Ограничение доступа к некоторым документам

В электронном архиве предприятия легко можно разграничить права доступа к определенным копиям. Это может уберечь от кражи, утечки информации и нежелательной утери бухгалтерских документов.

Контроль наличия всех необходимых документов

Постоянно можно отслеживать, есть ли данный документ на предприятии. То есть следить за тем, чтобы все необходимые документы были в наличии.

Коллективная работа с документами

В условиях СЭД с одним документом могут работать сразу несколько сотрудников, что исключает необходимость множить бумажные копии.

Централизованное хранилище
документов

Главная особенность электронного архива — все документы находятся в одном централизованном электронном хранилище. Это делает работу с СЭД более простой и выгодной, а особенно для групп компаний, холдингов, филиальных, дилерских и прочих сетевых структур. Экономятся средства на аренде разрозненных помещений, офисов, где ранее располагались децентрализованные бумажные архивы.

Сокращение налоговых рисков,
избежание штрафов

Так как все документы собраны в одном месте, грамотно обработаны, вовремя переданы в архив, проконтролированы и в любой момент могут быть найдены — любые риски при налоговых проверках сводятся к нулю.

Таблица 1 — Задачи, которые решает система электронного документооборота (СЭД)

Какую систему лучше выбрать?

СЭД становится все популярнее на российском ИТ-рынке. Но зачастую это узкоспециализированное ПО, разработанное под конкретный перечень задач. Приобретая такой продукт, клиент решает лишь типовые задачи, которые так распространены на большинстве предприятий. Индивидуальные задачи остаются неразрешенными, а эффект от внедрения близок к нулю. Поэтому для полноценной автоматизации процесса стоит приобретать комплексные системы, которые решат все задачи клиента, учтут все индивидуальные особенности заказчика. В программах электронного документооборота обычно используются высокотехнологичные платформы распознавания, сканирования, обработки бумажных документов. Базовый функционал, который заложен в подобное решение, может легко дорабатываться под потребности любого клиента. На практике СЭД можно интегрировать с любой учетной системой (например, на платформе 1С:Предприятие 8 различных версий: 8.1, 8.2, 8.3 и конфигураций: 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление производством и т.д.).

Стоимость внедрения СЭД

Некоторые клиенты считают, что организация электронного документооборота, внедрение СЭД — это «долго» и «дорого». Да, это недешевое и небыстрое удовольствие. Но если учесть, какие суммы система позволяет сэкономить (а речь идет о сотнях(!) тысяч рублей), и как быстро она окупается (за несколько месяцев!), то цена не покажется такой уж высокой, она будет вполне оправданной. От чего зависит стоимость и срок автоматизации? В бюджет подобного проектного решения входит стоимость программных продуктов и аппаратов, на основе которых построена система, а также смета на подготовительные (аудит, планирование, разработка ТЗ) и прочие работы: непосредственное внедрение (установку) системы, настройку и тестирование, первичное обучение пользователей и консалтинговые услуги. В цену продукта уже включена работа специалистов, экспертов, консультантов, которые разрабатывают, тестируют, внедряют решение. Цена может колебаться в зависимости от масштаба предприятия, на которое внедряется СЭД, от количества пользователей. Естественно, это требует немалых вложений, но стоит понимать, что инвестиции в повышение эффективности всегда приносят свои плоды, увеличивая прибыльность бизнеса.

Основные выгоды и преимущества СЭД

Подведем итоги нашей статьи и выделим основные преимущества автоматизации документооборота и внедрения СЭД:

  • Сокращение времени на обработку документов.
  • Организация централизованного электронного архива.
  • Быстрый поиск, определение точного маршрута движения документов, исключая любые отклонения от него.
  • Возможность групповой (коллективной) работы с электронными версиями бухгалтерских, финансовых и прочих бумаг.
  • Разграничение прав доступа к документам.
  • Полный контроль над процессом.
  • Сокращение финансовых расходов на печать бумажных носителей.
  • Экономия средств благодаря убыстрению процессов, повышению производительности труда, уменьшению средней стоимости обработки одного объекта.
  • Минимизация налоговых рисков и штрафов.
  • Эффективный электронный документооборот на базе 1С и других учетных систем.
  • Общее повышение результативности всех бизнес-процессов, связанных с документной работой, корректное и грамотное управление.

За внедрением СЭД обращайтесь к профессионалам!

Самостоятельно внедрить систему электронного документооборота очень трудно. Правильная и качественная автоматизация требует участия целой группы квалифицированных специалистов в данной области: аналитиков, консультантов, программистов, разработчиков. Они смогут провести внедрение с получением максимально выгодного результата. Компания EFSOL готова предоставить таких специалистов. Мы являемся экспертами в области разработки и внедрения СЭД и имеем большой опыт автоматизации бизнеса. За нашими плечами не один успешный проект по автоматизации рабочих процессов на предприятиях разного масштаба. Мы разработали собственное решение для внедрения системы электронного документооборота на базе 1С и других учетных программ.

Заказать наше решение можно в головном офисе в Москве или в любом региональном офисе EFSOL, которые находятся в разных городах и регионах России (Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Курск, Казань, Екатеринбург, Воронеж и др.) и Украины (Киев, Сумы). Вы также можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или демонстрацию системы, заполнив форму обратной связи. Мы готовы предложить вам оптимальные условия, сроки, цены на внедрение систем эффективного автоматического электронного документооборота (СЭД).

ЗАДАТЬ ВОПРОС КОНСУЛЬТАНТУ



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Внедрение электронных архивов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Внедрение электронных архивов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect