ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

В настоящее время очень много компаний, в которых автоматизированы основные бизнес процессы, связанные с бухгалтерским, налоговым, кадровым, торговым, складским учетом на базе программных продуктов 1С или других систем. Однако довольно-таки часто эти процессы внедрены по принципу «лоскутной» автоматизации в разных конфигурациях/базах, что приводит к определенным трудностям в ведении управленческого учета.

Формирование управленческого баланса

Для успешного ведения управленческого учета необходимо получать актуальную и точную информацию от различных структур компании. Т.е. для принятия корректных и своевременных управленческих решений топ-менеджерам необходимо получать информацию от торговых и производственных подразделений, бухгалтерии, кадровых служб и т.д. Но просто получить достоверную информацию мало! Приходящая информация должна быть обработана, преобразована в вид, позволяющий сопоставить все данные из различных структур и предоставлена топ-менеджерам в удобочитаемом виде, позволяющем оценить результаты и принять решения, которые обеспечат рост компании.

В данной статье мы рассмотрим проект по консолидации нескольких систем с целью автоматизации управленческого учета. Группа компаний EFSOL позиционирует себя как компания-интегратор, предлагающая различные программные решения в зависимости от потребностей клиентов, поэтому в данной статье, дабы не делать рекламу конкретному продукту, выбранному для реализации данного проекта, мы заменим его наименование на условное название «конфигурация «Управленческий учет». Более подробную информацию по внедряемым программным продуктам и консультации по решению конкретно ваших задач Вы можете получить обратившись в Группу компаний EFSOL.


Задачи управленческого баланса

Управленческий баланс является основным плановым и отчетным документом сводного бюджета, который содержит в себе данные об изменениях величины и структуры активов и источниках финансирования деятельности предприятия за бюджетный период.

Нет необходимости подробно описывать важность и функции управленческого баланса, напомним лишь основные его задачи:

1. Управление активами и обязательствами

Система управленческого учета позволяет управлять активами и обязательствами предприятия, что позволяет получать актуальную информацию о денежных средствах компании.

2. Прогнозирование финансового состояния

Прогнозирование осуществляется с целью оценки финансовых перспектив на определенный временной период и формирования на этой основе выводов и рекомендаций относительно выбора дальнейшей стратегии управления компанией.

3. Балансировка

Сбалансированность бюджета дает гарантию сохранности денежных средств и контроля их расхода.


Требования к управленческому балансу

Формирование управленческого баланса направлено на повышение эффективности управления финансовыми активами, а также решения важных бизнес-задач. Именно по этой причине структура баланса должна соответствовать четким требованиям:

Требования к структуре управленческого баланса


Рисунок 1 — Требования к структуре управленческого баланса


Информация о компании заказчика

Заказчиком описываемого внедрения является торговая Группа компаний. В состав данной Группы компаний входит несколько аффилированных юридических лиц.

Основной тип деятельности компании – торговля оборудованием.

Сопутствующая деятельность - услуги по подбору, доставке, установке и настройке поставляемого оборудования.

Предпосылки проекта

Предпосылками для запуска данного проекта являлись следующие факторы:

«Лоскутная» автоматизацияиспользуется несколько конфигураций, в каждой из которых хранятся данные только по определенному участку учета
Отсутствие оперативной управленческой отчетности в режиме онлайниспользуемые программные продукты не предоставляют возможности получать актуальную консолидированную управленческую отчетность
Значительные потери времени при подготовке управленческих отчетовсбор и обработка информации для управленческих отчетов выполняется вручную, на что уходит много времени и приводит к появлению дополнительных ошибок, связанных с человеческим фактором
Отсутствие полной картины финансово-экономического состояния предприятияданные в различных системах имеют разные форматы и хранятся в разных информационных базах, что не дает возможности консолидировать их в единый отчет для общей оценки картины финансово-экономического состояния
Отсутствие удобного инструмента для бизнес-анализа деятельности компаниипри формировании управленческой отчетности вручную отсутствует возможность формирования отчетов с актуальной информацией и применением различных группировок и отборов, необходимых на текущий момент

Таблица 1 — Предпосылки для запуска автоматизации формирования управленческих отчетов

Цели и задачи, поставленные заказчиком:

Цель проекта:

  • Создание системы «Управленческого учета» на базе внедряемой и используемых в данный момент систем.

Задачи проекта:

  • Усовершенствование системы учета и отчетности.
  • Получение оперативной отчетности без значительной потери времени на ее подготовку.
  • Консолидация данных с разрозненных источников.
  • Трансформация оперативных отчетов в управленческие.
  • Регламентирование участка «Бюджетирования» и «Казначейства».

Выбор программного продукта (ПП)

Автоматизация финансовой деятельности — процесс сложный, однако без автоматизированной системы управленческого учета топ-менеджерам компании будет сложно принимать своевременные обоснованные и верные управленческие решения.

В случае если финансовое планирование ведется вручную с помощью электронных таблиц (например в MS Excel), то планирование очень сложно будет представить в единой системе. Влияние человеческого фактора будет сказываться на оперативности и точности анализа, что может привести к существенным ошибкам при принятии важных решений. Исходя из этого, с уверенностью можно сказать, что для анализа и ведения финансового учета, необходимо автоматизированное решение с определенным набором инструментов.

Перечень ПП, решающих поставленные заказчиком задачи

Для решения поставленных задач были рассмотрены несколько конфигураций, имеющих возможность работы с управленческой отчетностью и Бюджетированием:

  • 1С:Консолидация 8 ПРОФ;
  • 1С:Управление производственным предприятием;
  • 1С:ERP Управление предприятием;
  • 1С:Предприятие 8. Консолидация;
  • 1С:Предприятие 8. Управление корпоративными финансами;
  • ИНТАЛЕВ:Корпоративный менеджмент 7;
  • Конфигурация «Управленческий учет» (см.п.1).

Обоснование выбора конкретного ПП

Основываясь на требованиях заказчика к системе и собственном опыте внедрений компании EFSOL, а так же опыте других компаний-интеграторов, являющихся партнерами 1С, из рассматриваемого списка программных решений было выбрано решение «Управленческий учет» (имеющее статус «1С-совместимо»).

Причины выбора данного решения

В выбранной конфигурации присутствуют:

  • развитые модули управленческого учета, Бюджетирования и Казначейства;
  • большое количество готовых к использованию механизмов и отчетных форм сгруппированных в АРМ (автоматизированные рабочие места), что достаточно удобно для работы простых пользователей;
  • возможность настройки большинства отчетов и бизнес-процессов непосредственно самими пользователями без вмешательства программистов;
  • бесшовная интеграция с рядом типовых решений 1С (БП 3.0, УТ 11, КА 1.1, УПП 1.3 и др.);
  • возможность обмена данными с другими конфигурациям (например с несколькими базами данных заказчика на основе конфигурации 1С:Управление торговлей 10.3).

Так же немаловажную роль в выборе программного решения сыграли средняя трудоемкость и средние сроки внедрения по опыту реализованных ранее, компанией EFSOL и другими партнерами 1С, проектов и количество официально зарегистрированных компанией 1С завершенных внедрений рассматриваемых программных продуктов.

Предложенные решения

Описание методологии получения фактических данных

В разрабатываемой информационной системе происходит обмен данными между несколькими базами: две базы с исходными данными – конфигурация 1С:Управление торговлей 8.1 (далее называемые «Основная база» и «База 2») и база-получатель – конфигурация «Управленческий учет».

На рисунке 2 показана блок-схема информационных потоков в разработанной системе.

Общая блок-схема информационных потоков в разработанной системе

Рисунок 2 — Общая блок-схема информационных потоков в разработанной системе

Как видно на схеме, из «Основной базы» и «Базы 2» в базу «Управленческий учет» поступают фактические данные. Нашими специалистами были разработаны правила обмена данными между конфигурациями, которые позволят по настроенному расписанию ежедневно собирать данные из баз источников в базу-приемник. Так как объемы данных велики, то с целью сохранения высокой производительности системы в рабочее время, обмены данными производятся в ночное время и утром пользователи уже имеют актуальные данные.

Данные в базах-источниках имеют различную структуру, поэтому специалистами EFSOL были разработаны «правила трансляции», «запросы» и «источники», позволяющие преобразовать имеющуюся информацию и получить возможность их анализа с помощью разработанных специалистами EFSOL отчетов.

С помощью разработанных правил трансляций и источников получаемые из баз 1С:Управление торговлей данные преобразовываются и распределяются по статьям бюджетов, и записываются в регистры бюджетирования. По данным из регистров бюджетирования с помощью разработанных отчетов можно эти данные увидеть уже в удобном для анализа виде, с возможностью использовать различные отборы и группировки, т.е. можно получать данные по отдельным подразделениям компании, по отдельным статьям бюджетов, заказам и т.д.

Методика настройки

Для ведения управленческого учета специалистами EFSOL были настроены все типовые справочники и аналитики системы, необходимые для ведения управленческого учета, а так же разработаны бюджеты БДР и БДДС, данные по которым используются для формирования главного отчета разрабатываемой системы – «Управленческий баланс» и отчетов, формируемых на его основании.

Для функционирования данных бюджетов были разработаны и настроены:

  • Структура бюджетов БДР и БДДС – наборы статей, необходимые для анализа топ-менеджерами собранных данных в нужных разрезах.
  • План счетов Бюджетирования, позволяющий делать движения средств по регистрам бюджетирования и формировать нужные данные по БДР и БДДС.
  • Соответствие статей БДДС, статьям ДДС, указываемым заказчиком в используемых в данный момент базах-источниках – для сбора фактических данных из документов, сформированных в базах 1С:Управление торговлей.
  • Соответствия статей БДР статьям БДДС.
  • Соответствие плана счетов Бюджетирования, Бухгалтерскому плану счетов – для получения фактических данных Бухгалтерского учета в управленческом учете.
  • Отчеты по БДР и БДДС, позволяющие в разрезе нужных аналитик и группировок увидеть полученную информацию.

Для ведения управленческого учета, в рамках данного проекта были разработаны следующие отчеты:

  • Отчет «Управленческий баланс».
  • Отчет «Сводная валютная позиция под риском».
  • «Отчет о прибылях и убытках».
  • «Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат».
  • Отчет «Управленческий баланс».

Управленческий баланс имеет форму двусторонней таблицы, которая содержит в себе активы (требования и вложения) и пассивы (обязательства и капитал), однако форма управленческого баланса не установлена законодательством РФ, поэтому статьи актива и пассива определяются индивидуально, с учетом специфики деятельности каждого предприятия.

Данные в форму управленческого баланса попадают из плана счетов бюджетирования полученные при трансляции с оборотов по бюджетам (при проведении документа «Получение фактических данных») бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов, технических статей (движения товаров) и механизма закрытия счетов.

Для формирования необходимых данных были разработаны следующие правила:

  • Основные средства и нематериальные активы.
  • Учет инвестиций в ОС.
  • Отражение операций по учету ОС НМА в плане счетов бюджетирования.
  • Дебиторская задолженность.
  • Денежные средства.
  • Товары на складе.
  • Кредиты и займы.
  • Обязательства.
  • Капитал.
  • Резервы.
Общий вид отчета представлен в таблице:

АКТИВКод показателяНа начало периодаНа конец периодаРазница
Основные средства
Недвижимость
Неотделимые улучшения и капитализируемые затраты
Мебель
Оборудование офисное
Демооборудование>
ИТ-программы
Амортизация
Основные средства Эдком
Дебиторская задолженность
Задолженность покупателей
Задолженность в рознице
Расчеты с комиссионерами
Авансы выданные
Просроченная задолженность
Подотчетные лица
Залоги / депозиты
Прочие дебиторы
Денежные средства
Касса организации
Касса организации (в валюте)
Расчетные счета
Валютные счета
Депозиты
Неидентифицированные расчеты
Товары на складе
Товары для продажи
Сверхнормативные запасы
Неликвидные запасы
Товары в рознице
Брак и прочий товар с замечаниями
Товар на реализации (переданный)
Товар во внешнем сервисе
Товар в пути (приобретенный)
Демообразцы на руках и на выставках
Расходные материалы офиса
Материалы инсталляции (ДСИ)
Кредиты и займы
Предоставленные кредиты и займы
Кредиты и займы персоналу
ИТОГО АКТИВ
ПАСИВКод показателяНа начало периодаНа конец периодаРазница
Обязательства
Кредиторская задолженность перед поставщиками
Обязательства по инвойсам за товар в пути
Авансы от покупателей
Полученные кредиты и займы
Налоги и сборы
Задолженность перед персоналом
Капитал
Прибыль от переоценки инвестиционных активов
Накопленная прибыль
Убыток, подлежащий покрытию
Неклассифицированные доходы / расходы
Резервы
Резервы по сомнительным долгам
Резервы под обесценение неликвидов
ИТОГО ПАСИВ (скрытая без дельты)
ИТОГО ПАСИВ

Таблица 2 — Отчет «Управленческий баланс»


«Отчет о прибылях и убытках»

Отчет о прибылях и убытках отражает финансовые результаты деятельности организации за отчетный период и аналогичный период предыдущего года.

Получение данных в отчет о прибылях и убытках происходит при трансляции данных полученных при проведении документа «Получение фактических данных» по источникам ДДС. Правила сбора данных для отчета были сформированы в соответствии с полученной от заказчика информацией и реализованы в конфигурации «Управленческий учет» с помощью типовых инструментов с незначительными доработками функционала.

Отчет о прибылях и убытках

Рисунок 3 — Отчет о прибылях и убытках

«Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат»

Валовая прибыль для данного отчета рассчитывается с учетом Затрат на сервис, Затрат на списание, Затрат на логистику, Стоимости финансирования, Валовой прибыли по бренду и др. (в соответствии с алгоритмом, утвержденным заказчиком).

Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат

Рисунок 4 — Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат

Отчет «Сводная валютная позиция под риском»

Отчет построен по статьям верхнего уровня управленческого баланса. Суммовые значения статей выводятся в различных валютах. Данные, которые наполняют отчет, собраны по счетам плана счетов бюджетирования по правилам, согласованным с заказчиком.

Сводная валютная позиция под риском

Рисунок 5 — Отчет «Сводная валютная позиция под риском»

Методика проверки

Для сверки данных нашей компанией был разработан «Отчет по трансляциям», позволяющий сопоставить данные между статьями, счетами и большим количеством других аналитик.

Отчет по трансляциям

Рисунок 6 — «Отчет по трансляциям»

Методика использования

Для формирования фактических данных, необходимых для получения отчета, используется типовой документ «Получение фактических данных». В данном документе пользователю необходимо выбрать нужный источник данных (заранее настроенный специалистами EFSOL), указать нужный период сбора данных и сохранить полученные результаты.

Для получения необходимых отчетов пользователь выбирает из списка нужный отчет (все разработанные отчеты вынесены в отдельный пункт меню системы), задать нужный период, включить нужные отборы (если они необходимы) и нажать на кнопку «сформировать».


Выявленные сопутствующие проблемы

В ходе обследования компании в рамках предпроектных работ, был выявлен ряд проблем, влияющих на точность сбора информации и получение управленческой отчетности:

  1. При проведении взаиморасчетов с поставщиками и покупателями очень часто часть документов по взаиморасчетам оформляется с большим опозданием или вовсе не оформляется в 1С. В текущей системе немало незакрытых заказов, по которым созданы записи, но они не закрыты и висят в системе.
  2. В первичных документах в базах-источниках очень часто выбраны неверные статьи ДДС или статьи затрат, что приводит к ошибкам при трансляции фактических данных в базу-получатель.
  3. В конфигурациях заказчика 1С:Управление торговлей используется нетиповой доработанный функционал, что делает невозможным использовать типовые правила обмена данными и требует разработки дополнительных нетиповых правил обмена и трансляций.
  4. В базах-источниках часто не совпадают бухгалтерские проводки / статьи оборотов и т.д. по связанным документам.
  5. Для формирования данных по бухгалтерскому и управленческому учетам используются различные курсы валют.
  6. В базах-источниках отсутствует ряд данных, необходимых для ведения управленческого учета, что приводит к невозможности получения корректных данных и верной отчетности без их дозаполнения.
  7. В двух базах-источниках учет по одним и тем же статьям ведется по различным правилам.
  8. В текущей системе довольно много задублированных данных, таких как Номенклатура, Контрагент, Договор и т.д.
  9. Очень часто в период действия договора меняются его условия, что приводит к ошибкам при ведении учета.
  10. Не используются стандартные механизмы выравнивания остатков по периодам.

Все эти проблемы требуют разработки дополнительных мероприятий по их исправлению, прежде чем новая система будет введена в эксплуатацию.

Таким образом помимо технической стороны вопроса , т.е. непосредственно разработки новой системы, в рамках данного проекта проводились были разработаны рекомендации по оптимизации учета, ведущегося организациями Группы компаний заказчика на текущий момент.


Результаты внедрения разработанных решений

В результате внедрения данного проекта заказчик получил:

  • Оптимизацию и регламентирование ведения учета в используемых информационных системах.
  • Консолидацию данных из нескольких систем.
  • Автоматизацию модулей «Бюджетирования» и «Казначейства» с использованием новой информационной системы, с широкими возможностями и удобным интерфейсом.
  • Механизмы, обеспечивающие получение актуальной информации по бухгалтерскому и управленческому учетам и проведения их анализа.
  • Значительное уменьшения трудоемкости сбора данных, необходимых для управления компанией и механизмы автоматической трансформации собранной информации в вид, необходимый для анализа и принятия управленческих решений.
  • Значительное уменьшение количества ошибок, получаемых при ручном формировании управленческой отчетности.
  • Удобный инструмент для работы управленческими данными в виде отчетов:
  • Отчет «Управленческий баланс».
  • Отчет «Сводная валютная позиция под риском».
  • «Отчет о прибылях и убытках»
  • «Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат».

После внедрения автоматизированной системы управленческого учета, произошли следующие изменения:

Задачи

До внедрения

После внедрения

Формирование сводных отчетов

занимало около 3х дней

занимает не более 2х часов

Сбор план-факта бюджета

осуществлялся вручную

осуществляется автоматически

Система управления бюджетом

отсутствовала

внедрена

Контроль за расходами

осуществлялся вручную

разработанные отчеты дают возможность «проваливаться» до первичных документов, что позволяет отследить расходы и доходы с момента их возникновения

Актуальные данные по финансовому состоянию компании

труднодоступны

доступны в онлайн режиме с любой точки мира


Таблица 3 — Результаты внедрения управленческого учета



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Автоматизация финансовых задач

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect